杭州西泠集团档案管理改革实践
姜 玲
企业发展介绍
杭州西泠集团的前身是杭州医疗器械厂，创建于1958年，隶属于杭州市医药管理局。产品最早以修理、制造医疗器械产品为主 。1972年开始研制、生产医用电冰箱，成为我国最早生产电冰箱至今唯一生存的企业。其核心企业是杭州西泠制冷电器有限公司。近年来，西泠集团公司通过运用资本经营的方式，从一家老牌的专业生产工厂，脱胎成为跨行业、多品种集约化的投资主体。公司发展至今已拥有七家子公司，六家专业生产工厂的大型国有控股集团。公司占地４６、５万平方米，员工３３００余人，各类专业技术人员占员工总数２０％以上，固定资产４、８亿元，年产冰箱６０万台，冷柜３０万台，压缩机１００万台等，具有雄厚的经济技术开发实力。目前生产经营规模位居中国冰箱行业第六位。公司从九二年摆脱困境后，以超常规、高速度、跳跃式迅速发展，规模与效益每年都有较大幅度的增长。但随着市场竞争形势的加剧和企业规模的不断扩大，公司愈来愈感受到企业要长期保持高速发展，就必须贴近市场，而贴近市场就必须获取内外信息、分析利用信息。为了加强公司信息化管理建设，成立了信息资源管理部，下设信息档案管理科和计算机系统管理科，信息档案管理科的主要职能是：管理集团公司及有限公司的档案工作；负责企业外部信息情报的收集整理分析工作、管理公司科技图书杂志报纸、以及整个公司的技术图纸的晒制和发放工作。信息档案管理科是在原公司档案室的基础上建立起来的。公司档案室是在１９８８年成立的。１９８８年底通过省级档案管理先进企业验收，１９９０年通过国家二级档案管理升级验收。１９９４年通过国家二级档案管理先进单位的评估。档案管理有着良好的基础。
档案管理改革的原因与体制建设
1、由于企业快速的发展和市场给予我们强烈的危机感和紧迫感，公司决策层要求各部门的一切工作要围绕着市场转，建立一套快速、高效的运转机制，而为各部门提供内外信息支撑的信息档案部门必须建立一套与之相适应的管理机制已刻不容缓；怎样做到公司的“信息共享”、怎样将“死档案变成活档案”，光靠传统的管理办法已很难适应快节奏的步伐。
2、每年形成的各类档案资料越来越多，加之公司地域分散，集中管理难度大，查阅利用非常不便，加之档案意识问题，造成有些部门或个人私自存放档案，不愿向档案室移交，信息档案资料得不到共享；
3、原有繁琐的档案整理、立卷装订及编目方法占居档案人员大量的时间，且无法在部门兼职档案人员中普及推广；
4、公司计算机条件比较成熟，近几年来投入的资金已有600多万元，电脑联网程度高，每个部门都配有计算机，普及程度比较高；
5、杭大档案系教授何嘉荪从国外考察回来，向我们提出的许多全新思路，在观念上、思路上帮助、引导我们进行档案管理改革，即如何将文件资料从源头产生开始控制起来。
6、档案管理改革得到了省、市档案管理局业务指导处的支持。
针对上述原因，我们认为信息档案资源关键在于“利用”，它只有在有利用价值时，各级部门、领导才会重视，我们的工作才会得到更多的理解和支持。因此，我们提出“信息资源共享共建”的思路，以快速、准确、有效、便利的原则为公司各级领导、部门提供服务。首先在管理体制上进行了大调整，建立了一个上至公司总经理下至部门兼职档案员的金字塔式的管理网络体制。总经理亲自分管我部，信息档案管理科负责管理全公司档案工作，地域分散的制造厂建立档案分室，部门领导具体分管部门档案工作，各部门都配备一至多名兼职档案员，组成了一个由全公司各部门50多名兼职档案员的档案管理网络体系，为档案管理从产生的源头抓起打下了良好的基础。并且将部门档案工作纳入到每个兼职档案员的岗位责任制中去，从体制上保证了公司档案工作的展开。其次在制度上，针对档案管理出现的新方法、新问题，组织科内人员制定和修改了《档案管理工作规定》、《制造厂档案管理工作细则》、《会计档案工作管理细则》、《公司归档范围及保管期限》、《档案计算机管理系统库操作规程》等一系列管理制度在全公司下发执行，对公司档案管理改革工作及科内日常工作进行了规范，做到有章可循，按章办事。
档案管理改革方法与手段
要使我们这一部门快速地为各部门服务，就必须运用先进的方法与手段来提高管理水平和服务质量。针对企业实际，我们调查、了解各部门情况，运用新的思路和方法，采用现代化的手段，自行开发了一套西泠计算机信息管理查询系统。将公司信息情报、内部档案资料、科技图书杂志用计算机进行一体化管理，使不同种类的信息得到互补、共享。
在档案管理中，首先对档案分类号进行了改革，根据企业实际情况将档案分为十二个大类，为便于计算机管理档案，每个大类以英文字母表示，采用以年度为一个大流水号；其次在立卷方式上作了重大改革，采用“一事一卷”的组卷方式，每卷用一张特制的卷皮来装卷，采取不装订的组卷办法（特殊情况采取装订）。再次将原来由档案室专职档案员进行整理立卷的工作逐步放到部门，从源头产生开始进行立卷。
从97年4月开始，在公司四个重要部门进行改革试点，将本部门各项活动中产生的有利用、参考价值的信息档案资料，从源头产生就开始控制起来，兼职档案员将本部门来自领导、各经办人员移交上来的档案资料，按企业归档范围及分类方法进行筛选、整理，将一项事件中形成的有关资料，组成一个案卷，在档案电脑管理库中本部门的窗口中，根据档案库中设计的内容要求，输入相关的内容，案卷号计算机自动给出后，兼职档案员将一卷输入完毕的档案资料立即放入特制的卷皮内，并在卷皮封面上写上该案卷号，然后存放在安全的柜子内。可根据本部门利用的时间，将这些资料存放在部门，等利用完毕后，再统一归入公司档案库房。经过几个月的试运行，效果明显。并逐步在公司所有部门推广开来。
经过二年的改革运行，已在全公司14个部门开设了40多个档案输入窗口，部门产生的绝大部分档案都由部门兼职档案员及时输入档案库，各部门都来共同参预建设档案库。公司地域分散的各制造厂都已通过计算机网络连接起来了，各部门间的信息档案资料随时得到共享、利用。
公司档案管理方法上的改变，也促使我们在管理手段上要跟上。首先，采取档案“上岗培训”的手段，兼职档案员必须经信息档案管理科统一培训，经过政策、理论、业务操作上给予具体的培训、指导，使兼职档案员具备操作档案计算机管理系统库的能力，取得公司颁发的培训上岗证后，才有资格进入档案管理系统库进行操作管理。其次，强化监督、检查、业务指导的管理职能，将每季度到各制造厂、部门的实地检查指导与每周专职档案员对档案库窗口检查与兼职档案员对分管部门档案的自查相结合，及时发现、解决档案上存在的问题，并将检查结果在集团公司下属各子公司和有限公司进行通报，在全公司进一步强化档案管理意识；再次，年终对公司50多名兼职档案员进行评比表彰，每年评比一批优秀兼职档案员，在全公司通报表彰，并给予精神和物质上的奖励，激发广大兼职档案员的干劲。
档案管理改革后出现的成效
1、“信息资源共享共建”，使得档案管理人员从繁琐的事务工作中解放出来，进一步加强管理、监控、开发和服务工作。
过去，信息档案科有三个档案人员，一天到晚忙于收集、整理、立卷、归档等事务工作，就这样，还是有许多重要的资料散失在各部门甚至个人手里。
采用新方法后，信息档案科档案人员减少了1人，但档案管理的水平和效率有了长足进步，对公司生产经营活动的服务大大地加强了，从97年三、四月份开始酝酿开发试行到目前公司14个部门40多个窗口的开设运行，已将企业历年的所有案卷目录及卷内目录及96年开始的公司内部公文都进入档案计算机管理系统库，可供企业各部门随时利用、查询。该系统库打破了传统的档案收集、立卷方法，简化了档案在整理、立卷、编目等方面繁杂的工作，充分发挥了部门兼职档案员的作用，仅97、98二年，各部门通过各自窗口输入的各类档案达1400多卷，通过电脑网络使档案资料得到共享。
2、领导和员工的档案意识得到很大的提高，档案从源头得到控制
由于公司加强了档案管理意识的宣传教育，同时各级管理人员在本职工作中从档案资料服务中尝到甜头，员工的档案意识有了很大提高，档案工作正逐步变为各部门的自觉行动。各部门将档案信息方面的管理职能列入了相关员工的岗位工作标准，并进行考核。各部门及相关人员在其业务活动中都很注意积累有用资料，并及时汇总给兼职档案员，这保证了档案的源头得到有效地控制。当工作中需要利用有关资料时，首先就想到查询公司档案信息库，这又提高了档案信息资源的利用率。
3、档案信息资料得到共享，档案查询实现了快捷、便利，不受时间、区域的限制
公司的档案资料库建在计算机网络上，而公司的计算机网络覆盖了各厂区，全天24小时运行。在Lotus
Notes平台上开发的公司档案库提供包括全文检索在内的各类查询方法，公司凡用计算机生成的需归案的各类文件资料均入了档案库。
公司地域分散的厂区部门、制造厂的用户均可在各自的微机上查阅公司信息情报、内部档案资料、企业标准、质量体系文件等信息档案资料。同时利用Notes的Email功能建立了公司电子邮政系统，各部门可通过信箱交换信息。
4、强化信息情报、档案、图书一体化管理，使信息档案的二次开发为企业决策和管理活动提供了有效的支持
我们认为，信息是一个整体，包含档案、情报、图书报刊等诸多种类，因此，我们在管理上采用了信息情报、档案及科技图书杂志一体化的管理方式。我们结合情报、科技图书杂志，对档案资料进行二次开发，通过公司内部档案资料与信息情报资料相结合，组织科内人员编制了组织沿革、大事记、全宗介绍、全宗卷、西泠集团公司发展简史、西泠集团公司产品发展史及竞争对手与我公司产品性能、服务措施、组织机构、管理方法的分析对比、我国家电行业的现状对策及发展趋势、我公司应加强冰箱外观色彩的创新设计等编研材料、整理分析报告近百余篇，通过电子信箱发给各相关人员，并直接放在信息库中供大家查询利用，为公司各级领导和部门的管理和决策活动提供了信息档案支持。
5、形成了“金字塔”式的档案管理队伍
在公司档案管理改革的过程中，我们在加强专职档案人员的素质提高的同时，还建立了一支具有较强业务素质的兼职档案人员队伍。对兼职档案人员，我们输送了一部分人员参加了市档案局组织的档案业务培训，并自行组织了档案计算机系统库上岗操作培训；还邀请杭大档案系教授及杭州市档案局业务处领导来为公司各部门领导及全体兼职档案员上课，宣传档案意识，普及档案知识。
在总经理直接领导下，信息档案科主要负责公司档案管理系统的推进及对各部门档案管理的业务指导、服务和管理监督，兼职档案员在部门负责人的领导下负责本部门信息档案的收集、整理、立卷、入库及保管。这样一支专（兼）职档案人员队伍为公司档案工作的展开奠定了基础。
6、强化了档案管理部门的服务意识和工作质量
我们认识到，要搞好公司的档案管理，首先要自身过得硬，必须要不断加强档案管理部门的自身建设。通过不断地强化教育和检查考核，信息档案科人员的服务意识有了很大提高。在科内，进一步细化了内部管理，定期清点库房档案，编制了库房平面图，箱内说明、库房箱号齐全，档案存放位置可通过计算机系统方便地查到，档案计算机系统库中的帐与库房内的物做到完全一致，全科同志人人都能迅速地为各部门查阅各类档案。同时，信息档案科为各部门开通了电话服务，各部门在计算机系统上，查到所需档案案卷号和箱号，档案科可根据用户需求，迅速调出档案原件，供借用部门使用。仅97、98二年就为公司各部门查阅了2000多卷册各类档案，计算机档案库的利用量达7000多人次，复印档案资料达58400多张，全方位地为公司各部门提供了服务。
需改进的工作及努力方向
1、不断将“创新”精神带到自己的本职工作中去，想办法动脑子，开拓工作思路，努力提高全科人员的综合管理能力，培养一批既懂业务又懂管理的复合型人才。
2、进一步推进各级人员的信息档案意识，认真总结新的档案管理系统的优点及存在的问题，想方设法改进存在中的问题。在管理上，加大监督、检查、指导工作的力度；服务上，在做好平时查借阅档案的基础上，努力做好档案编研工作，提供一批高质量的编研材料为各部门服务。
3、探寻科技档案（特别是产品档案）如何进行电子化管理，CAD及PRO/E软件与档案库的接口问题；公司的收发文如何采用电子化管理并与档案库接口的问题；
4、进一步解决新系统中上存在的集成问题。要研究探讨解决现行的企业MIS（ERP）系统与档案管理系统的关系，逐步实现公司信息管理系统的集成。
随着我国经济的飞速发展，信息情报、档案、图书资料一体化管理是一种发展趋势，档案管理的改革也将进一步在全国遂步展开，我们将根据企业的实际，一切围绕“利用”作文章，不断提高全科人员的综合素质，在信息档案资料的开发上下功夫，在继承和发扬传统档案管理的基础上，不断创新改革，使我公司的信息档案管理工作更上一层楼。