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公文系统软件说明书
吴鹏飞 方军
1. 总体说明
公文系统是一个用于生成、管理公文的系统。
在日常工作中，公文的生成是这样的：首先，由某个部门撰写文稿。在部门负责人签字同意，并经公司办公室审阅后，经过一系列的审批流程，通过总经理、党委书记的签发，最后流转到公司办公室，由公司办公室酌情生成公文。公文生成后，公司办公室决定是否发送给有关各部门，并分类存档。
公文系统的思路参照原有的工作流程。它分为三个子系统：
① 文档流转
② 公文
③ 系统管理
文档流转：文档流转子系统模拟了从拟稿、审批、签发的全过程，并在最后发送至公司办公室，公司办公室负责人可以选择是否将文稿转化为公文。
公文：公文子系统提供了将文稿转化为公文、发送给相应的部门并分类归档的功能。
系统管理：系统管理子系统主要用于公司人事调整的情况下相应的微调系统。
2. 使用说明
2.1 进入
2.1.1 打开Notes
① 如果没有启动Windows，请开机，启动Windows。
② 在开始菜单中选择"程序"--"Lotus 应用软件"--"Lotus
Notes"，启动Notes
2.1.2 打开"公文系统"
① 如果Notes的桌面上没有公文系统的图标，在Notes菜单中选择"文件"--"数据库"--"打开"--选择服务器Notes/xlgs--选择目录"doc"--选择公文系统--打开
② 双击"公文系统"图标，启动公文系统。
界面如图所示。
2.2 文档流转
单击"文档流转"，进入文档流转子系统。
在整个文档流转的过程中，用户的身份不同，能进行的操作也是不同的。以下的说明针对用户具体的身份。
2.2.1 对于新文档创建者
① 新建文档
单击"新建文档"，可以创建一个新的文档。
② 填写说明
1、 填写相应说明
2、 在文档中填写标题和正文，如果有附件，请附加附件。
新建文档的界面如下图所示：
③ 设定审阅人
1、 设置审阅选项
（图：设置审阅选项）
2、 填写审阅人
（填写审阅人）
3、 单击"审阅完成"，完成审阅的设置。
④ 提交评阅
单击"提交评阅"，文档进入流转审阅状态。文档一般按以下方式流转，文档将首先提交给部门负责人。如果本人就是本部门负责人，则直接提交给公司办公室负责人；如果本人就是公司办公室负责人，则直接提交给第一个会签人；如果没有会签人，直接提交给签发人（一般是总经理）。
文档签发以后，一般要生成公文。生成公文的相应的职能部门为公司办公室。
2.2.2 对于审阅人
审阅人指文档流转过程中对文档审阅的所有人。审阅人可能包括：本部门负责人、公司办公室负责人、会签人和签发人。审阅人应该在作者新建文档时就已确定。
审阅过程是这样的：
①
收到审阅请求：一旦有审阅申请，当前审阅人会收到一封电子邮件。打开电子邮件，单击链接，可以浏览需审阅的文件。
② 编辑文档：只有在编辑状态下才能进行审阅。单击"编辑"，可以编辑与审阅文档
③ 批注：有三种方式对文档进行批复
* 可以增加批注：单击"批注"，在批注对话框中输入批注，单击确定。
* 可以增加附件：单击文档的附件域，单击工具条上的"附加文件"。
在任何情况下，审阅者都可以用增加附件的方式传递大量的信息。
* 修改原文：直接在作者的原文上修改，一般不推荐。
④ 审阅：审阅分两种情况
* 通过：如果同意该文档，则单击"审阅通过"，结束本次审阅，发给下一审阅人。
*
驳回：如果对该文档有不满意的地方，请单击驳回，结束本次审阅，文档发回作者。
2.2.3 对于公司办公室
公司办公室在两种情况下会对文档的流转产生影响。一种是在审阅的过程中，负责人应对文档进行审阅；另一种是在审阅完毕时，文档由公司办公室生成公文。如果是前者，请参阅2.2.2。
文档审阅完毕后，可以正式由文档生成公文。
生成公文有两种方式：
① 单个生成公文
当文档审阅完毕时，公司办公室负责人会收到一封电子邮件，通知已审阅完毕，希望转化为公文。公司办公室负责人打开文档，单击"转为公文"，填写相应内容，保存，则生成公文。在公文中填写主送人和抄送人（不是主送部门和抄送部门）。单击"发送公文"，公文自动根据主送人和抄送人发送。单击归档，则自动进入档案库。
② 成批生成公文：
1、 进入"公文"子系统，可以成批生成公文（界面如下图所示）。
（"公文"子系统）
2、 单击"公文处理"，可以处理公文
3、 打开公文
双击，可以打开公文
2.3 系统管理
系统管理主要用于特殊用户的设置，如公司总经理、党委书记、公司办公室人员等。把用户信息设置在系统内，可以提高系统的可靠性。
