在Office 97开始引入Web格式文件和文件超级链接概念基础上，Office 2000开始将基于Web上的应用作为全面改进目标，将HTML格式文件作为Office文件的标准格式，使得用户在Internet/Intranet上的办公应用更易于实现。在校园网应用上，除文字信息发布如新闻、科技论文、通知、论坛外，也存在大量数据报表的发布、更新和查询需求，如学生成绩公布、财务报表、员工职称学历结构统计、科研成果查询统计等。本文给出了有关数据的发布方法和发布效果说明。


　　一、Excel数据交互处理功能


　　1.发布形式

　　网络共享Excel数据报表的形式有两种，一种是网上用户都安装有Excel软件并且都能够掌握其较复杂的使用方式，将Excel工作簿设为共享方式，对存放在服务器上的Excel报表进行操作。这种方式的好处在于能够全盘保留Excel强大的数据处理和交互功能，但不可能每个操作者都能掌握Excel的使用。另一种方式是将Excel数据表以Web页面方式发布，用户只需安装免费的浏览器即可查看数据报表。但这一方式一般情况下除非特别编程，否则由于Web的Browser/Server工作模式，用户只能看到存放于Web服务器端的静态报表，数据交互功能全部丢失。微软公司考虑到这一需求，专门在Excel 2000以及浏览器IE 5.0中加入了相应功能，使得无需编程即可实现一定程度保留对Excel数据表Web页的交互操作。

　　对于无交互要求的Excel数据报表，仅仅要求将Excel数据报表以网页形式发布，只要选择将文件另存为Web页，Excel 2000即可将Excel工作表转换为HTML页面且适合任意浏览器查阅，只是如果一个工作簿有多个工作表，则需要逐个进行发布。

　　2.将Excel生成的图形在Web上发布

　　迅速方便地对表的各种数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形是Excel的重要功能。对于这类图形以及用于报表装饰示意类图形的Web发布，首先应在Excel的“工具→选项→常规”中选择Web选项，可以选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储文件，以加快下载速度和减少磁盘存储空间，但这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG格式图形输出，Excel 2000会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件，并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为“Bool1.htm”,则Excel将创建名为“Book1 files”的子文件夹。Excel也会为支持文件指定文件名，例如：“image001.jpg”和“image002.gif”等。

　　若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户若改变表格中数据，则对应图形随之发生改变。但这一交互不能刷新存放在服务器端的数据表数据。若需要刷新或修改服务器端的数据，必须利用VB编制脚本程序。

　　3.Web文件夹的利用

　　Office 2000为更方便地使用户在Web上发布数据，在进行Web页面发布时引入了Web文件夹，使用户可以直接访问Web服务器。所谓Web文件夹是指用于存放Web页面的Web服务器硬盘指定位置，具有URL定位地址，用户访问该服务器就如同访问本地硬盘。但应当注意，并非所有 Web 服务器都可以使用 Web 文件夹进行访问。只有当服务器具有“Microsoft FrontPage 服务器扩展”（Microsoft Office Server Extensions 的一部分）时，才可以使用“Web 文件夹”功能将文件保存到 Web 服务器中。

　　Office 2000提供了一个创建Web文件夹的向导，在Web文件夹的工具栏中选择新建文件夹，然后输入其URL,然后根据向导提示即可逐步建立Web文件夹。


　　二、有交互要求的Excel数据报表发布


　　1.客户端软件要求

　　有交互要求的数据查询，用户可能会更改数据表中的某些数据，而与这些数据有关的公式引用会重新计算或图形重新生成，以及利用Excel的筛选和数据透视表功能对数据进行查询和任意形式重新统计汇总。为实现这些功能，用户必须在机器上安装Microsoft Office Web组件和IE 4.01以上版本浏览器，最好是安装IE 5.0。

　　2.发布方法

　　发布交互数据方法值得注意的地方就是应当选择发布功能中的“添加交互对象”选项。该选项可分为三种：选择电子表格功能、数据透视表功能和图表交互功能。

　　电子表格功能使得用户在浏览器中仍然可利用Excel的部分功能，如公式计算、筛选等，这时IE 4.01以上版本浏览器会出现类似Excel形式的自带工具条，包括合计、排序等，用户可以利用这些工具对数据进行操作。值得指出的是这些功能较Excel本身在操作方式和性能上已发生一些改变，例如筛选的下拉条中自定义格式被取消，每个筛选数据项由原来的点击选择变成复选框形式选择。但这样可以为用户迅速定位感兴趣的数据带来方便。转换后的HTML文档仍然可以在从浏览器返回到Excel 2000后继续编制，内容与转换前完全相同。

　　选择数据透视表功能可以使用户在IE浏览器中利用数据透视表进行统计汇总工作，但一些功能将被丢失，例如公式不会保留，更改为使用该字段默认汇总函数（Sum、Count、Min 或 Max）的总计字段，自定义计算、分类汇总也将丢失。尽管如此，该交互功能提供了用户需要的数据分析汇总功能，显然应用效果较一般静态数据报表页面要好得好。