Word 97 是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，若不掌握一定的方法和技巧，那将花大量的时间在翻动和滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。因此针对长文档的编辑，本文介绍一些方法和技巧，可提高组织和管理文档时的工作效率。

　　一、用大纲视图使文档层次结构清晰化

　　用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有像文件菜单一样能逐层展开的清晰结构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个由浅入深的了解，从而能快速查找并切换到特定的内容。首先，新建一文档，并选择" 视图"*" 大纲视图" 命令，或按文档左下方工具条上的" 大纲视图" 按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称（在每个标题前都有一个" □" 记号）。
　　其次，分别向左或向右拖动" □" 记号可使对应的标题升级或降级（也可选中某一标题后，点击大纲工具条上的" 升级" 或" 降级" 按钮）。经升/ 降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以" ╋" 标示，则表示该标题下是有内容的（即是可以展开的）；若某标题以" □" 标示，则表示该标题下是没有内容的（即不可以展开）。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠。
　　最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用" 复制" 和" 粘贴" 的方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下，按下大纲工具条上的" 降级为正文" 按钮，可将其转换成正文内容（即非标题）。类似地，插入各篇文章的内容，进行整理、编辑后存盘即可。

　　二、利用书签功能进行迅速查找

　　Word 97 中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将" 利用书签功能进行迅速查找" 这段文字标识为书签，可先将其选中，再选择" 插入"*" 书签" 命令，在出现的对话框中输入书签的名称后按" 添加" 即可（在此对话框中也可对已有的书签进行删除）。此时，若" 工具"*" 选项"*" 视图" 中的" 书签" 项被选定，则文中" 利用书签功能进行迅速查找" 这些文字会被方括号括出，表示已被标识为书签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后，可在" 编辑"*" 定位" 的" 定位" 选项卡中对某一书签进行定位，从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外，在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13 个项目进行定位，若灵活运用，可大大提高查找、编辑文档的效率。

　　三、创建超级链接，实现快速切换

　　上过网的朋友们都知道，超级链接是指一个计算机文档（页面）中引入其他文档或程序的特定区域。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。Word 97 中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或Internet 上所设置的相关信息链接起来。
　　首先，打开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字。
　　其次，选择" 插入"*" 超级链接" 命令弹出对话框。在" 链接到文件或URL" 中输入待链接文档（目标文档）的路径。此路径可以是网址或本机硬盘上的文档路径。
　　最后选" 确定" 按钮退出，就完成了一个超级链接的创建。
　　说到这里，我们可以知道，用超级链接组织文稿时，是在多个文档间建立链接关系，这与在大纲视图中组织文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级链接查看、切换文档时，还能用工具条上诸如IE 中的" 前进"、" 后退" 按钮，十分方便。

　　四、使用多窗口, 查看长文档的不同部分

　　用多个窗口来显示同一长文档的不同部分，可以使查找、编辑工作变得较为方便。方法有两种：
　　1、打开文档后，选择" 窗口"*" 新建窗口" 命令，( 下转52 页）（上接51 页）再选择" 窗口"*" 全部重排" 命令，可打开上下两个窗口来显示文档。
　　2、将鼠标放在文档右端滚动条的最上方，当鼠标变为" 拆分窗口" 的记号时双击，可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小，双击拆分条可取消拆分。

　　五、用自动滚动功能浏览长文档

　　像某些阅读软件一样，Word 97 也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读文档，免去了用PageUp 和PageDown 键手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，只要选" 视图"*" 工具栏"*" 自定义" 命令，在弹出的" 自定义" 对话框中，选" 类别" 为" 所有命令"，再将" 命令" 项中的"Autoscroll" 拖拽到工具条上即可。以后浏览长文档时，只需点击工具条上的" 自动滚动" 命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标即可。
　　看了上述关于编辑长文档的方法和技巧，大家是不是有了一点心得？亲自动手试试吧，相信对您会有所帮助。