用EXCEL进行财政决算汇总工作
北京红宇电脑沙龙 张 猛
年终决算是国家机关、事业单位财务部门的一件大事。今年北京市卫生系统进行的决算工作，使用的是财政局社保处布置的一套报表盘。这套报表由LOTUS1-2-3
制作，虽然是一套表，但并没有放在一个文件中，而是一张表一个文件，总计23
个文件，而且报表公式、文字没有锁定，导致基层单位误操作破坏公式的情况时有发生。除此之外，这套报表没有提供汇总程序，在汇总时必须一个一个地利用LOTUS1-2-3
的文件合并功能进行，这样23 个文件，60
家单位，这样的打开文件、合并的操作不知要进行多少次。
为此，笔者考虑使用LOTUS1-2-3 的宏进行自动汇总操作，但是LOTUS1-2-3
的宏命令与众不同，并且在帮助中没有详细说明，短时期内无法掌握，为此笔者决定采用EXCEL
7 中文版强大的VBA
编制宏来完成这一工作。鉴于目前北京市的决算工作还未结束，希望这份心得能给同行们以帮助。
转入EXCEL
EXCEL 7 中文版有良好的兼容性，可以直接处理、保存LOTUS1-2-3
格式的文件，但为了减少文件操作，有必要把23 个单独的LOTUS1-2-3
文件集中到一个EXCEL 文件簿中，笔者用下面的宏实现这一功能：
1、生成一个有23 个工作表的工作簿
2、编制并执行以下宏
Sub FROM_123()
Application.DisplayStatusBar = True
Set DEST = ActiveWorkbook
For Id = 1 To 23
Select Case Id
Case 1 To 9
FILENAME = "s970" & Id & ".WK4"
Case Else
FILENAME = "s97" & Id & ".WK4"
End Select
Application.StatusBar = "请稍候,正在打开文件" _
& FILENAME
Workbooks.Open FILENAME
Worksheets(1).UsedRange().Copy
DEST.Worksheets(Id).Range("A1").PasteSpecial
Workbooks(FILENAME).Close SAVECHANGES = True
Next Id
Application.DisplayStatusBar = False
End Sub
汇总
然后就可以在这个工作簿中编制宏实现对60 家单位23
张表的分别汇总了。笔者过去用过以判断单元格是否锁定，来识别该单元格中包含的是公式还是源数据的方法进行汇总，但这套表源表没有加保护，所以不能这样办；笔者也考虑采取与LOTUS1-2-3
的文件合并的方式类似的方法进行整表的汇总，也找到在EXCEL
中的选择性粘贴功能中有累加性粘贴的内容，但试用之后发现，即使选择的是对表中的数据进行累加粘贴，实际仍执行覆盖性粘贴，而选择了全部累加粘贴后，所有的公式也都重复累加，结果公式错误。这个问题留待其他有经验的朋友给予补充。笔者采用的是比较原始的方法，就是逐行逐列进行判断，如果当前单元格不是公式和文字，就判断为数值，于是从上报文件的对应位置取数累加进来，虽然原始，但效果很明显，平均每张30*100
的大表处理时间不超过30 秒，使用环境是P5/75 8M 内存，540M
硬盘的低档机。汇总宏如下：
Sub SUM_BOOKS()
Application.DisplayStatusBar = True
For Id = 1 To 23
'自动按顺序打开文件,文件名由FILENAME指定
Select Case Id
Case 1 To 9
FILENAME = "S970" & Id & ".WK4"
Case Else
FILENAME = "S97" & Id & ".WK4"
End Select
Workbooks.Open FILENAME '打开源文件
'隐藏源文件的窗口
Windows(FILENAME).Visible = False
'激活目标表单,便于观看进度
Worksheets(Id).Activate
'一般表头部分没有数据,所以按需设置行,
列座标值,可提高效率
For x = 5 To 75
For y = 2 To 25
Set c = Worksheets(Id).Cells(x, y)
'在状态行显示进度
Application.StatusBar = "单位：" & FILENAME _
& "表格：" & Id & "行:=" & x & "列:"
& y
'判断当前单元格是否字符串或公式,如果不是,
就取数累加
If Not (VarType(c.Value) = vbString Or VarType(c.Formula)
= vbString) Then
Set d = Workbooks(FILENAME). _
Worksheets(Id).Cells(x, y)
c.Value = c.Value + d.Value
End If
Next y
Next x
'关闭源文件
Workbooks(FILENAME).Close SAVECHANGES = True
Next Id
Application.DisplayStatusBar = False
End Sub
输出为LOTUS 1-2-3格式
由于上报的数据必须是LOTUS 1-2-3格式的单独23个文件，所以还要把EXCEL7的工作表分别存为独立的1-2-3文件，这项工作用宏完成如下：
Sub TO_123()
Set SOURCE = ActiveWorkbook
For Id = 1 To 2
Select Case Id
Case 1 To 9
FILENAME = "S970" & Id & ".WK4"
Case Else
FILENAME = "S97" & Id & ".WK4"
End Select
'打开目标文件
Set dest = Workbooks.Open(FILENAME)
'拷贝源表单
SOURCE.Worksheets(Id).UsedRange.Copy
'从剪贴板上将源表单内容粘贴到目标文件,
并关闭目标文件
With dest
.Worksheets(1).Range("A1").PasteSpecial
Paste:=xlValue
.Save
.Close SAVECHANGES = True
End With
Next Id
End Sub
小结
现在行业主管部门下发的软件越来越多，但是好用的不多，给基层的工作带来很大不便。实际上，行业主管部门有许多优势，业务面广、应用层次丰富，应当在行业主管一级把软件做好，这样虽然开发时比较累，但可以节约基层单位的大量人力物力，如果仅为上级部门开发管理方便，而不顾基层的使用情况，既不经济，又会对计算机的普及带来负面影响。
同时，笔者在使用EXCEL
编制宏的过程中，也发现了一些问题，例如：从一个文件手动粘贴数据到另一个文件，可以把格式也粘贴过去，但在编程时只是把数据和表格粘贴过去了，行宽列宽等格式信息却不能粘贴；EXCEL
的累加汇总功能如何才能保证不把公式也累加（简单地选择只加数值未成功）；如何才能在把一个文件拷贝到剪贴板后关闭它时，不出现"
是否把文件保存到大型剪贴板"
的提示（在上文的第一个宏执行时，就会出现这种提示，不利于程序自动化程序的提高）。这些问题，希望有经验的朋友能够不吝赐教。