给Excel工作表增加自动功能
王金柱
本文以一个支部活动经费使用情况表格为例，谈谈Excel
97工作表中自动化功能的应用，可以使许多繁复的工作在一瞬间完成，从而真正体会到自动化管理的轻松和快捷。
避免数据输入错误
在给工作表输入大量数据时，错误是不可避免的，但我们可通过限定单元格有效数据的输入范围来减少误输入。假设现在我们要限定支出列中有效数据的输入范围，可按如下方法操作：
1、 鼠标选中该列中若干单元格，比如D5:D13；
2、
单击“数据”菜单，再单击“有效数据”，打开有效数据对话框；
3、
选中“设置”选项卡，在“许可”框中选择小数，在“数据”框中选择介于，在“最小值”框中输入0.01，在“最大值”框中键入：=＄E＄3＋D5。
4、 单击“确定”按钮。
此后，在该列单元格中输入数据时，如果输入数据超出限定的范围，比如，输入负数或0，Excel将会弹出提示信息窗口，显示输入错误，你可及时更改。
自定义提示信息
1、
在有效数据对话框中，单击“输入信息”选项卡，在“标题”框中键入提示信息的标题，在“输入信息”框中键入相关提示信息；
2、
单击“错误警告”选项卡，在“图案”样式中选择一个警告图案，在“标题”框中键入标题，在“错误信息”框中键入输入错误时的警告信息，同时要确保选中“输入无效数据时，显示警告信息”复选框，单击“确定”按钮。
完成设置后，当选中限定了输入范围的单元格时，工作表上会显示一个提示信息，用来提示你正确地进行数据输入。当输入错误时，立刻弹出错误信息警告窗口，这正是你自行设定的。
自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，通常我们是用功能键来实现的，其实Excel可自动完成这种切换。方法是：
1、
打开所用的中文输入法，再选中需要输入中文的单元格区域；
2、 打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；
3、
选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；
4、 单击“确定”按钮。
好了，现在用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，你会欣喜地发现五笔和英文的切换真是妙极了。
制作提示标志
如果对单元格的数据有某种特定的限制，如现要节约开支，要求各支部每季度至少节约经费600元。当支出超出这一数值时，给予提醒。我们可使用Excel的条件格式来完成这种限定。
先在E3单元格中输入一个公式：=SUM(活动经费)－SUM(实际支出)，然后按以下步骤操作：
1、 选中E3单元格，依次单击“格式”菜单、“条件格式”打开条件格式对话框；
2、
在左边框中选中“单元格数值为”，中间框中选中“小于”，右边中键入“600”；
3、
单击“格式”按钮，在字体窗口中设置字体的有关格式，单击“图案”选项卡，选择单元格填充色，单击“确定”按钮。
注意，单元格正常数据的格式，如字体、背景色等不能和条件格式的设置冲突，否则不能起到醒目的作用。此后，当由于支出太多使该单元格的数据小于600时，立即显示醒目标志给予提醒。
定制下拉式输入列表
1、
选中一张新的工作表，在任一列中依次键入所有活动内容（不必按顺序）；
2、
选中已添入活动内容的所有单元格，依次单击“插入”菜单、“名称”、“定义”，为单元格区域取一个名字，比如，活动项目，单击“确定”按钮；
3、
回到图示工作表中，选中活动内容以下的若干单元格（注意不能少于活动内容的项目）；
4、
打开“有效数据”对话框，在“许可”框中选中序列，在“来源”框中键入：=活动项目，同时确保“提供下拉箭头”复选框选中，单击“确定”按钮。
现在，用鼠标选中活动内容列中某一单元格，可看到单元格右侧出现了一个下拉箭头，单击该箭头，弹出一个下拉列表，所有活动内容都包括进去了，你可随意选择，如果想做的更高明一些，可将添入活动内容的工作表隐藏起来，这样可神不知鬼不觉，怎么样，是不是觉得有点很高明的味道。
让宏来完成重复的工作
对于重复的操作，不妨让宏来完成，这样可节约时间，提高效率，同时避免了不必要的错误。现在我们给图示工作表的标题格式设置指定一个宏，来看看宏的妙用。
1、 鼠标选中工作表标题所在行单元格，本例为A1:E1；
2、
依次单击“工具”菜单、“宏”、“录制新宏”，在打开的对话框中，指定宏名，快捷键，单击“确定”按钮，开始录制宏；
3、
小心地为标题指定需要的格式，如合并居中、字体、背景等，完成后，单击宏工具栏上的停止录制按钮。以后，在制作新的工作表时，如需要该工作表标题的格式，可执行这个宏，所有重复设置均可在一瞬间完成。
最后，别忘了将工作表存为模版，以后就可以在一个高起点上开始新的工作了。