从会计电算化走向企业信息化
——论会计信息化与ERP之间的关系
暨南大学会计系 黄微平 黄正瑞
十几年来计算机在我国会计领域的应用取得了可喜的成就，形成了一个初步繁荣的国产会计软件市场、普及了会计电算化知识、造就了一大批既懂计算机又熟悉会计的维护和开发人才、一大批企业告别了手工帐。但是，应该看到目前我国会计电算化的成效比预期的要小，不仅数量上真正以机代帐的企业还不多，而且大多数企业只在帐务、报表、工资等方面实现核算电算化，在管理上还缺少作为。不少人把问题归咎于会计软件缺乏管理功能，这当然不无道理，但我们认为长期孤立发展"会计电算化"才是问题的症结所在。
"会计电算化"作为一个约定俗成的术语，在历史形成和具体实践的过程中，被大量地表达为核算方法的计算机化，而未强调会计信息的提取、共享、交流和利用。所以尽管会计电算化推广了近二十年，企业界仍有不少人认为会计电算化的目的只是由计算机代替人工进行核算，其意义仅在于提高会计信息的处理速度和减轻会计人员的劳动负担。因此不少单位的所谓电算化常常停留在将数据输入到计算机，并打印输出所需的报表、帐页、凭证，而对于存储在机器里的大量数据，并未想到如何进一步去利用，更没有考虑到如何通过计算机网络从外部环境中获取信息，以及向外部提供经加工处理后的信息。人为地断绝了会计系统与其他业务系统的"血缘"关系，最终在企业内部形成一个会计"信息孤岛"，数据不能共享，信息不能畅通，极大限制了计算机应用的效果。
我们认为计算机在会计领域应用的目标不是电算化而是信息化。会计电算化注重会计信息的处理，会计信息化则更加注重会计信息的深度利用，这是二者的一个重要区别。信息化不能局限在一个部门内部实现，会计信息化也必须作为企业信息化的一个组成部分，并与其同步发展。会计信息化要求突破传统会计模型，采用现代信息技术对传统会计进行重整，并将信息技术与会计进行高度融合。为此，必须探讨适应现代信息技术的会计模式，重构会计体系，内容涉及会计理论、会计方法、会计管理、会计组织等。
信息化需要管理软件
会计信息化是企业信息化的一个重要组成部分，它的技术基础是计算机和现代通讯技术，它的实现当然需要会计软件的支持。由于会计信息化更加强调信息的共享和利用，即充分利用系统所提供的会计信息进行财务分析和管理，为企业管理服务，因此会计软件不应该只是一个单纯的会计核算业务系统，而是一个综合的管理信息系统。如果将以往只面向会计核算业务的会计软件称为小型模式的会计软件，我们认为这种管理型的会计软件的发展应该采用以下两种模式：
1． 中型模式
中型模式的会计软件是面向会计核算以及与会计核算业务紧密关联的采购、库存和销售业务管理的会计软件。中型模式软件打破会计核算与产品进销存业务之间的分割，使信息在会计和业务部门之间得到一定程度的共享。例如，中型模式会计软件使会计、供销、仓库等部门共用一本帐，会计部门可以直接在供销部门的业务票据的基础上自动生成机制凭证，从而较大地提高工作效率。国内中型模式会计软件主要是近几年开发的产品，用友、金蝶、安易一类产品大概都属于这一类。可以预料这类软件在相当长的时期内都有它的生存空间，必须继续发展和完善。但从企业信息化的角度看，这种软件仍然不适用于大型企业。因为它仍然是一种独立的封闭系统，它与企业生产计划等系统没有直接联系，信息还不能充分共享，会计基本上还是一个信息孤岛。
2． 大型模式
大型模式软件是面向企业资源全面计划管理的企业级管理软件，会计核算与财务管理仅仅是其中的一个子系统，其主要功能将集中在需求计划、主生产计划、生产流程管理、人力资源管理和成本管理上。其实这种软件已经不能称为会计软件，只不过财务会计仍然是其中的一个极其重要的组成部分。企业管理软件中的财务模块，在功能和处理方式上与独立设计的中型会计软件并无本质区别，但由于它是企业MIS的一个子系统，与其他子系统高度共享信息，从而不仅提高了系统的效率，而且能充分发挥信息的作用。90年代成为热门话题的ERP就是一个高度集成的综合性的企业管理系统，它的主要功能模块包括财务管理、人力资源管理、资产管理、订单管理、采购管理、物料管理、生产计划管理、车间作业管理、库存管理、销售管理、成本管理，等等，无疑财务会计子系统是ERP中一个最重要的子系统。企业管理软件一般适用于大中型企业。由于这种软件的规模十分庞大，技术难度也很大，大多数财务软件公司不应该将自己的产品定位在企业管理软件，只有少数有相当规模的公司才可能致力于开发大型企业管理软件。
财务会计与ERP的关系
在MRPⅡ或ERP之类的企业管理软件系统中，制造、销售和财务是三大主要模块，其中尤其是制造和财务最为密切，制造系统反映物流，财务系统反映资金流，这是系统的两条主线，整个企业管理软件就是通过这两条主线将其他子系统连接起来。
无论哪一种企业管理软件，财务都是极其重要的组成部分。这是因为信息是管理的基础，会计信息反映了企业日常供、产、销生产经营各环节和企业管理的全过程，自始至终地贯穿于整个企业的管理活动之中，而且约占企业全部信息量的70％的会计信息是以货币形式反映企业整个物流活动及经营管理活动的综合经济信息，是直接为企业管理服务的最重要的信息。下图是企业管理软件的逻辑结构，其中虚线部分为财务会计，清晰反映了财务部分与人事、销售、库存、采购、车间计划、以及技术标准等等子系统的密切关系。其中尤其是成本核算模块，它不仅通过帐务模块同工资、固定资产等模块相联系，而且直接同采购、车间计划、技术标准、物料清单等模块交换信息，是财务与业务处理之间的联系纽带。
另一方面，现代理财活动要求会计不仅要提供财务信息，而且要提供人事、技术、设备等等非财务信息，中小型模式的会计软件不可能满足这种需求，而只有MRPⅡ或ERP之类的大型综合企业管理软件才有可能，从这个角度看，在ERP中会计既是信息的提供者，又是信息的使用者，财务会计同制造、销售的有着密不可分的关系。
财务会计对ERP的要求
管理软件是为企业管理和决策服务的，它所提供的信息作为管理的媒介和依据参与企业管理活动之中，因此管理软件必须始终在"管理"两个字上下功夫，竭尽所能向用户提供管理所需的为企业计划、控制、决策服务的信息。不过由于技术水平的限制，当前管理软件中的财务部分，多数仍然应是面向会计核算以及同核算业务密切相关的采购、库存和销售业务的管理。因此，现阶段的财务部分除了向管理者提供信息辅助管理和决策之外，还应该直接实现如下管理功能：
1．业务管理功能
例如，固定资产模块应具有对固定资产进行管理和折旧费用分配的功能，工资模块应具有费用分配功能，存货模块应实现对库存数量和警界线的管理以及自动按照预先设置的库存成本计价方法进行库存核算的功能，销售出库时应能自动结转销售成本，等等。此外，各核算模块应能自动生成有关凭证进入总帐模块。
2．财务管理功能
例如，在管理软件中应将往来管理明确地划分为应收帐款管理和应付帐款管理，并分别成为独立的功能模块，加强对客户与供应商信息、信誉和应收帐款与应付帐款余额的管理。管理软件中的应收帐款管理、应付帐款管理以及货币资金管理功能要体现企业强化对流动资金管理的意识，增强财务管理方面的功能。
3．物流管理功能
在管理软件中应将材料管理划分为采购、销售和库存管理两个独立模块。独立的采购管理功能，既有利于企业对订单、供应商、采购价格的管理以及对采购业务的分析，也为企业制定科学的资金支付计划提供支持。独立的销售管理功能，有利于企业对销售订单、客户信誉、销售价格等的管理以及对销售业务的统计分析。库存管理模块的功能不仅注重对生产过程原材料使用的管理，而且要加强对在产品和产成品的库存管理。
此外，当前财务会计对管理软件的一个最富吸引力的策略性要求是实现网络财务管理。所谓网络财务是一种基于Internet的财务管理模式，企业财务部门通过Internet向外界发布财务信息，或者从外界获取信息，实现远程报表、远程报帐、远程查帐、远程审计、网上支付、网上报税、网上报关、网上采购、网上销售、网上银行、网上保险、网上投资、网上外汇买卖等等功能。为了支持电子商务，管理软件必须能够处理电子单据和电子货币。电子货币是电子商务得以实现的必要条件，它将改变发票、本票、汇票和信用卡的"三票一卡"支付方式，不仅提高结算效率，而且能够加速资金周转。电子单据的实现将彻底改变会计信息的纸质载体，其中有许多技术和政策问题需要研究。软件是一种文化，其灵魂是管理模式。西方管理软件虽然比较成熟，原则上也不应受国界的限制，但由于这些软件更多反映的是西方的管理理念，渗透的是西方的文化，我国用户可能会缺乏亲切感，何况其价钱也使一般企业不敢问津。因此，必须大力提倡发展国产企业管理软件，以加快信息化的进程。国内不少软件公司长期致力于MRPⅡ/ERP软件的开发，近年来几家大型财务软件公司也开始进军企业管理软件。我国财务软件公司拥有明显的优势，相信可以有一番作为。