对国有机械制造企业实施MIS的思考

上海电机厂党委副书记　李铮理

随着企业经营机制的转换,企业内部管理工作的要求越来越高,如何使企业的每一个节拍都能迅速反映市场的节奏,并适时、准确、有效地组织现代生产,是摆在企业家面前的一个新课题,并成为企业练好内功,向外竞争的新焦点。

MIS就是在这样一种情况下开始导入机械制造企业,并成为当代国际上迅猛发展的先进管理技术。MIS系统能形成企业内外部包括国际间的信息网络,及时采集各种管理信息,掌握国内外技术、市场等方面的动态;能组成集供、产、销于一体的生产制造管理系统,有助于缩短制造周期,降低制造成本,提高对市场的适应能力;能完善和优化各个管理环节,实现手工管理条件下根本无法达到的管理水平,优化资源配置和正确决策。因此,它是机械制造业强化管理、增强竞争能力和提高企业效益的有效途径。

企业开发MIS的问题

首先,开发周期过长,打"疲劳战"。在大多数企业里,实施进度普遍慢于计划要求, 实施效果长期达不到系统目标。有的系统为连续不断地修改完善所困扰,甚至新的应用功能尚在开发就已经过时作废。有的系统则长期停留在模拟试用阶段,不能完全替代人工管理。

其次,打"游击战",集成度差。单项应用、局部应用多,系统应用、集成应用难。尤其是在最能提高机械制造企业管理水平,最能出效益的核心部分——MRPⅡ(制造资源计划管理)方面,达到集成应用的很少。

最后,硬件、软件和应用系统的淘汰率高,打"消耗战"。有些企业的软硬件系统应用时间不长就被淘汰,实际效益不像期望的那么显著。投资数十万甚至数百万元人民币开发M IS失败的时有所见。

产生问题的主要原因

1.管理体制的变化。十多年来,国营机械制造企业的外部环境逐步由计划经济转化为市场经济,企业的经营范围、组织体制、管理模式、信息结构等,处于不断地变动完善之中。 MIS是管理的工具与写照,上述内容的变化,势必要求MIS作相应的修改与调整。但是变动修改越多、软件的性能就越差;变动的内容超出数据库的设计模式,系统就要重新开发。如果企业的软件开发力量不足,或是借助外部力量开发的,更会导致MIS系统只能局限在既定软硬件环境里的局部应用,踯躅不前,甚至倒退失败。

2.开发技术上的问题。当前机械制造企业开发MIS大致有系统开发和单项集成二种模式。

系统开发方式的思路是,先框定目标管理模式,引进或合作开发集成度较高的管理软件 ,然后分阶段在各管理部门和环节改进作业流程和工作方法,逐步实现信息处理的计算机化。但是,在这种结构化实施的过程中,存在着不少矛盾和问题:机械制造企业特别是大中型企业的管理比较复杂,企业在系统分析阶段要将目标系统与未来的实际应用预计得面面俱到是很困难的;大系统的开发周期长,系统目标和应用要求也在变化发展;开发和应用人员对软件特性的掌握有一个过程,有些功能的可操作性需经过实际使用。如果企业的实际管理内容超出目标模式,或者达不到目标管理的要求,甚至某些信息字段缺项或位数不够,而软件又不能修改或者用户无法修改,那么就会由局部的问题而影响系统的集成乃至开发失败。

而对于由单项应用逐步集成的开发方式来说,也存在"蜕壳"不易的问题。虽然,搞单项和局部应用容易上马、开发、管理和见效,深为用户接受和欢迎。但是,每当用户要求完善应用功能、扩大使用范围、集成各个单项应用时,开发人员就要一次次地改造软件,甚至扩大硬件配置。然而,这几年计算机软硬件技术发展实在太迅速,老的设备、软件开发环境不断被淘汰,新的功能更强大、开发环境更优越的机型和平台不断推出,因此 ,开发人员在改版升级时,为了跟上世界计算机技术发展潮流,不得不放弃原来的开发平台和软件成果,推倒重来、另起炉灶,造成应用不快、改造不懈、投资不断、上一个等级就蜕一次"壳"的现象。

3.应用环境上的问题。国有机械制造企业在当前特定历史环境下,应用MIS技术还普遍存在以下几方面的困难:

(1)资金耗量大。MIS是一项"花大钱"的工程,硬件建设、软件开发、引进人员培养、

实施支持等每一项都要高额投资,在实施和应用的每一步骤还有大量的花费,如果要搞集成度较高的MRPⅡ系统,投资额更是以百万元甚至千万元计。但是,在当前国营机械制造企业受到"三角债"和内部经济负担加重等因素影响下,普遍存在资金匮乏、技术投资不足的问题,日常经营活动尚且需要雪中送炭,搞MIS这种锦上添花之举只好束之高阁了。对于一些稍有条件的企业,即使有国家贴息贷款等优惠政策,也不敢冒然搞MIS的巨额投资,为了节约资金,一些必要设备配置、软件工具、人员培训、技术支持等不能一步到位,这也是导致实施进度步履缓慢的原因之一。

(2)管理基础工作急待提高。先进的管理系统是建立在与其相适应的坚实的管理基础之上的,MIS以计算机为手段,要求信息处理的规范性、准确性、及时性、系统性和安全性比手工处理更严格。随着集成程度的提高,传统的管理思维、方法、制度都要求作相应的改变。因此,实施MIS工程必然要求改造原有的基础管理。但是,国有企业在这方面的工作量和难度之大一般都超过原先的预计:数据资料不完整、业务工作不规范、管理制度不配套、应用人员不适应等等,这些都往往成为不少国有机械制造企业进展迟滞甚至开发失败的重要原因。相对而言,一些外资、合资企业由于容易抓好基础管理,上MIS就顺利得多。

(3)技术支持力量薄弱。开发和应用MIS需要相应的技术支撑。硬件系统的建设、维护 ,软件的开发、管理,系统的实施指导等都需要有较高水平的专业人才。这种人才除了具有专业技术知识外,还要有多年的实践工作经验。他们是开发MIS的"关键工种"。但是,由于种种原因,不少国有机械制造企业技术专业人员的收益往往远远不如合资、独资企业,造成了骨干人才流失、开发队伍动荡,使MIS开发进展迟缓,有的企业因为关键技术人员的离去 ,造成了MIS系统的瘫痪;有的企业则成了MIS技术人员的培训基地。

(4)应用推广的问题。由于MIS技术尚未普及,使开发人员实施经验不足,加之由于国有企业相当部分的企业高层决策人员对MIS不熟悉,必然导致对开发MIS的决策心中无底、指挥乏力。各管理部门从手工管理的理念出发,往往偏重于本部门的业务方便,对于系统集成和信息共享则不予注重,实际应用人员对上机操作不适应,达不到计算机处理信息的要求,形成了开发进度不快、应用水平不高的局面。

建议采取的对策措施

1.加强对企业各类人员MIS知识的培训,尤其是要加强对高层决策层人员的基础培训。这种培训应该重点介绍MIS的工作原理、开发方法、处理逻辑、实施效果,以及MIS与传统管理的异同等。在计算机应用技术方面则不必苛求,甚至比目前计算机知识普及和等级考试要求还要简单,只要学会开关机器,懂得键盘操作和少数的几个命令,看得懂屏幕显示和打印报表的内容,知道什么时候应该输入或输出哪些数据就可以了。除少数专职人员外,大部分应用人员甚至连中文输入法都不一定要学会。当然,这需要根据目前国有企业的现状编制一些合适的教材。但困难的是目前我国对MIS知识的普及还不够重视,即使在大学企业管理的教材中,诸如MRPⅡ之类的MIS知识也介绍得很少,这是形成专业人才群的一个难题。

2.要花大气力做好系统开发的基础工作,加快系统开发的进度。

(1)加强系统分析和总体设计,对各子系统和功能模块相关的信息管理的功能要求、数据流程、处理特点和信息接口要分析得十分详细;对管理的基础工作、薄弱环节以及通过改造可以达到的水平要有客观如实的评价;对开发步骤、系统布局、应用的突破口要有详尽的计划。

(2)从系统应用的高度出发,统一设计供各部门应用的编码体系,而这些编程是以特征

明显、易懂好记为特征,并采取"刚性"的奖惩措施鼓励有关人员熟悉和应用这些编码。

(3)按照MIS的要求,收集、整理和改进有关设计、工艺、计划、供销、生产、人事、成本等方面的基础数据,达到数据真实、口径一致。

(4)改进管理制度,严格信息处理流程,提高管理水平,为MIS的推进提供坚实的基础。

3.简化开发过程,提高实用水平。对于运算不太复杂、以报表、单据处理和流程控制为主的那一部分计算机管理内容,要摆脱传统的软件工程学的开发方式,采用模型优化技术、 Client/Server技术、Intranet等系统开发和信息采集新技术。

传统的软件开发技术是参照机械工程的原理进行的,这种开发思路对目标变动大、应用要求不断提高、应用范围不断扩大、数据内容时有变化的管理对象并不适用。

目前推出的一些软件开发工具,可以避免软件工程那一套繁琐的开发过程,不必担心编程与测试错误,开发出来的系统比较贴近最终用户,使用也灵活方便,容易获得成功。

还有,应用客户 /服务器和内部信息网技术可以方便地从不同的计算机服务器和用户数据库中撷取所需要的信息,经过计算机按既定程式的处理,便会迅速产生符合用户要求的数据信息。应用这些技术,使分布在不同应用地点、不同主机设备和数据库文件的数据信息汇总与加工变得十分方便,成为集成应用的有效手段。

4.对于诸如MRPⅡ这样的数据逻辑关系和计算方式比较复杂严密的计算机管理系统,目前还是引进或合作开发专用软件包比较合理。但是需要在熟悉软件的基础上做好以下几项分析工作:(1)所选软件能大体符合系统分析所规定的功能和技术要求,关键功能和技术参数必须百分之一百达到。(2)软件应具有良好的二次开发工具(或手段),允许用户增加数据字段和生产特殊表式。(3)可以单项局部应用,也能系统集成应用。(4)能够提供支持系统实施的技术资料。(5)能够与企业已经开发的主要应用项目兼容。(6)要有Client/Server、Int ernet/Intranet网络应用能力,可以实现以CIMS(计算机集成制造系统)为总目标的多级应用平台和系统接口。(7)软件应该是经过国内同类企业应用过的、成熟的。(8)提供培训与技术支持的专家必须熟悉国营机械制造企业的现状,具有在制造企业实施过MRPⅡ的经验。

应用MIS对国有企业的影响

1.通过MIS信息的传递，可将责任更多地直接赋予工作人员，公司可以有更少的管理层进行运作。从而改变国企这种塔式的多层领导方式，实现减人、增效目标。

2.信息系统将使公司出现新的工作方式，传统组织的层次信息传递、跨级命令逐渐变为平铺传递。集体主义的团队活动，变得更具有动态性和创造魅力。

3.外部资源和信息的广泛获取，帮助公司更注重市场的责任、客户的需求。在制造业方面，信息技术使得大规模生产转向了大规模的定制，这将带来新的竞争方式。 MIS促使企业形成新的组织形式和观念意识，其组织内越来越多的员工不论地位高低、不管时间和空间，都能共享信息。高层决策者能够直接获取最基层的动态信息，而不需要多层管理者层层传递。

那么，现代企业家如何从战略上开始构作MIS呢?

首先，明确共享目标。建立MIS的网络必须有一个共同的目标和目的。

其次，共享专门知识和技术。要培训现有管理人员、尤其是高层决策人员，使公司员工适应共享专门知识和技术的环境。

第三，共享工作和决策。不局限于公司结构中的某部分成员才能了解公司决策。要从激励机制、用人机制上鼓励企业的员工学习计算机和MIS技术，逐步适应企业Intranet的网络环境。

第四，形成共享职责和信任。组织内部齐心协力，相互尽心尽责又互相信任，塑造国有企业一种新的经济管理的模式和氛围。