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计算机世界1999年第11期
但是，迄今对工作流的概念仍未有统一的和权威性的定义。"工作流"是外来词，其对应的英语有两个词："Workflow"及"Work Flow"。前者侧重于技术上的讨论，后者侧重于思想上的研究。当前的许多讨论和研究都集中于前者，尤其是工作流软件方面；而对于后者（即关于工作流思想方面），许多著作只是原则上的定性的描述，至今还没有著作对此进行定量的描述。
虽然近年来大家都在讨论工作流和工作流管理的话题,但是至今仍未达成一致的定义，而且二者经常互用。许多人从不同的角度提出自己的观点和理解：
第一种观点：工作流(Workflow)与计算机支持协同工作（CSCW）是同义词。比如，有人认为，"CSCW有很多同义词，如计算机支持协作（CSC）主要侧重于目的，工作组计算（Workgroup computing)、群件(Groupware)和工作流(Workflow)则偏向于技术和实现。"计算机支持协同工作的实质是利用计算机的通信能力，达到各个工作的通信、交流、协同工作，工作流就是实现这种目标的技术。
第二种观点：工作流是一种提高生产率的方法。如Howard Fenton在《A Workflow Strategy That Works》一文中说"对不同的选择方案得出不同的成本/效益比，通过图形描述，量化和分析生产率"。该文还认为工作流的管理首先要用图形描述工作流，然后量化和分析，但是至今仍未有一套完善的描述和量化工作流的方法，这也是通过分析工作流来提高生产率未取得进展的主要原因。
第三种观点：工作流主要是加强工作流各个环节的联系，实现工作流组成部分的自动化处理，是企业构建过程管理的初步形式。也有人认为工作流是实现企业再工程的一种机制，甚至有人干脆把工作流等同于一种企业过程。
还有其他的理解和定义，虽然表述各不相同，但是它们都说明了工作流和其他管理思想、技术一样，是一种优化方法，对工作进行优化的思想和技术。第一种观点主要偏重于工作中引入信息技术，加强各个工作之间的通信和交流，形成协同，从而达到优化；第二种观点认为优化的目的是为了提高生产率；第三种观点主张通过各个工作的自动化，加强各个工作的联系来优化工作。
笔者认为，工作流就是它字面的意思，即"工作的流动(Work flow)",是工作与工作之间的传递或转移的动态过程。而工作流管理是对这个动态过程的优化，它的具体内容有过程的建模、工作项（Work item）的跟踪、工作的重组、加强工作的联系，提高工作流的能力等。
目前,有人把以上两个概念与工作流软件、工作流系统混为一谈。如："某某软件是时下最流行的工作流"，"某公司拥有先进的工作流"等诸如此类，不一而举。在此，对这些概念加以区别：工作流是一个动态过程，工作流管理是对工作流优化的思想和技术；而工作流软件是支持工作流管理的软件，如Lotus Notes、Workflow Manager(由SQL Financials International Inc.发行)等。它们具有管理工作流的某些功能，如Workflow Manager的企业过程建模器（Business process modeler）用于过程建模；工作流作用服务(Workflow enactment service)用于任务之间工作的自动化；而工作流系统是包括人在内的、通过人机交互来完成任务的系统。工作流系统的一个基本任务是通过把那些常规任务进行自动化来提高企业的工作效率。但是一个好的工作流系统的标志却是它的柔性，工作流设计和操作的柔性，这是由迅速变化的企业环境决定的。至此，不难发现把工作流与工作流软件、工作流系统混为一谈的错误了。
如果不把人的思想加入到技术里去，不用新的眼光来看待这种管理的变化，那么创建的工作流系统是不尽人意的。这也是说明工作流管理不仅是一种技术，同时也是一种思想。
过程在企业中一直存在，但是在实施企业过程再工程(BPR)之前组成过程的活动分散在企业的各个职能部门之中，而不相关或相关性不大的不同过程的活动被集中在同一部门进行"批处理"，过程的活动体现不出应有的较强的联系，人们也意识不到过程的创造价值，更不必说通过进行过程管理来增强企业创造价值的能力了。再工程打破了原有的职能部门界限，按过程来重新组织和经营企业，把原来分散的活动用过程的观点优化后组织起来，"创造"了新的企业过程，为工作流的过程管理提供了条件。
工作的动态流动过程可以理解为活动与活动之间的相互联系过程。在再工程之前，企业是按职能分工来组织整个企业经营的，过程的活动分散在不同的职能部门意味着过程工作的动态流动要跨越不同职能部门，工作流被部门强行割裂，这不仅影响了工作流动态流动的效率，而且给全局工作流的过程描述带来困难，从而无法从全局的范围内进一步优化工作流。
实施企业再工程也就是一个工作流管理的过程，因为在"创造"企业新过程时要删除、合并某些活动，或者调整某些活动的顺序，这必然引起工作动态流动方式的变化和工作顺序的重组。再工程后企业表现出来的是一个个过程，原来企业的工作流大多转化为过程的工作流，企业过程的工作流管理变成了一个重要课题。