情报理论与实践1998年第6期
企业信息资源管理的核心——企业档案工作
吉林大学历史系 王
萍
bstract The functions of the enterprise
archive work are discussed.Its operating mode and doctrine are put forward.The paper
points out that the focal point of the enterprise archive work should be shifted from the
management and collation of the archive substances to the development and utilization of
the archive information.\; Keywords Enterprise management\ Information resources
management/Archive work
现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发和利用。企业信息资源是企业信息活动中各要素的总称，包括信息来源、设备、技术、资金和人等要素。企业信息资源管理是指企业要高效地确定、获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来信息需求的过程。本文就企业信息资源的主体、企业信息管理的基础——企业档案工作加以粗浅的论述。
1 企业档案是企业信息源的核心
企业在生产经营等一系列经济活动中，为实现其总目标和各项具体目标，需要利用各种各样的信息，根据企业信息的来源可大致分类如下：
企业内部信息资源，包括：人才资源、财务信息、销售信息、设备信息、新产品开发信息、企业会议录、日常生产信息、广告信息。
企业外部信息资源，包括：政府各部门文件、客户信息、市场信息、竞争对手信息、图书资料。 其中，人才资源、财务信息、销售信息、设备信息、新产品开发信息、企业会议录、政府各部门文件属于企业档案范畴的信息资源。
由此可见企业信息源的主体是企业档案，企业信息源的建设和管理的重心和重点应该放在企业档案这一专业领域中。档案是一种重要的情报源，它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点。企业档案的含义是：企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，生产经营档案为重点，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案。企业档案的构成含义广泛，是档案概念的扩展和延伸。企业档案的作用可概括为：
1)依据和凭证作用。企业档案是企业各项活动的真实记录，是企业可持续性发展的资源。企业档案对企业生产力的所有组成要素(劳动者、劳动对象、劳动工具、劳动管理)都可以产生影响。尤其是现代化大企业，一旦失去档案，企业的生产力将无法重新恢复。
2)借鉴和参考作用。现代商品的生产中知识投入的比重明显增大。企业档案的主体——科技档案是一种智力劳动成果，许多科技档案是可以重复利用的。企业产品改型换代，扩大基本建设，改造引进新的项目等，都可以参考相应的档案，例如，套用图纸可以节约费用，降低成本，提高效率，争取时间。
3)企业档案是企业竞争的宝贵资源。企业档案是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富，企业档案储备实际上已经成为企业技术储备的一种形式，企业档案储备的丰富程度常常是企业技术潜力的大小和发展后劲的一种标志。国外企业家都把自己企业的档案资料看作是企业存在和发展的珍宝，企业档案工作的地位随着企业发展不断提高。
2 企业档案工作
市场经济使企业发生根本转变，企业档案工作的重心也随之发生变化。企业家和管理人员关心的是档案能为企业带来多大的经济价值。对企业档案工作进行理论探讨，并对实践经验总结和推广是当前企业信息管理工作的重点。
2.1 企业档案工作管理模式
传统档案管理思想来源于文书档案的管理实践，在指导企业档案管理上虽然提供了理论和方法，但也存在某些缺陷。企业档案受到企业生长方式与经营手段的影响和制约，所以，我们一方面要从传统的管理思想出发，同时也应该汲取企业管理和信息管理的理论与实践经验，建立新的企业档案。国家档案局、国家经委、国家计委于1987年联合颁发了《国营企业档案管理暂行规定》，这份文件的重要理论价值在于，它打破了传统的文书档案、科技档案两大块管理模式，要求对企业档案实行综合管理，进行整体建设。
企业档案馆是国家档案馆网络结构中的重要组成部分，在国家档案事业中居于重要地位。企业档案馆是依附于企业、服务于企业的一个文化、技术知识部门。企业长期和永久保存的档案，可能都将由企业档案馆长期保存，因此，它也是国家档案财富的重要储备基地。企业档案工作要强调机构和领导的关系，企业档案机构如何设置，要根据企业的具体情况来决定，但是只有企业领导重视和支持企业档案工作，才能使档案工作发挥作用，真正成为企业领导的信息助手。
2.2 企业档案的管理原则
企业档案工作总的原则是整体建设，综合管理。具体到企业档案各业务工作管理要实施目标管理，质量控制。目标管理有利于实施宏观调控，促进各部门、各级别档案工作任务的圆满完成；有利于企业档案馆(室)合理安排人、财、物的流向，确保总体目标的实现；有利于发挥企业各部门的整体作用，提高档案工作的总体效能。目标管理的关键是确定目标，上下级之间保持和谐的关系，强调在整体目标的特定结构中有序排列与相互支持，运用一整套方法去推动目标的实施，使各部门和个人都围绕着总体目标开展各项活动。
总目标(一级目标)由企业档案馆(室)制定，负责人是档案馆馆长。主要内容有：①制定本企业文件材料形成、积累、整理和归档制度，确定文件材料归档范围、时间和保存期限。②指导、检查、监督本企业各部门档案的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。③收集、整理、保管、统计本企业的全部档案。④组织鉴定和销毁已过期的档案。⑤组织企业档案的开发和利用。⑥制定和完善企业档案工作规范和标准。⑦贯彻执行国家颁发的《档案法》，制定本企业各类档案的密级、保密期限及安全保护措施。⑧协调其它信息部门工作。
二级目标由档案协调管理委员会指导和协助各部门制定。内容略。
三级目标由形成档案的各具体部门制订。内容略。
通过目标分解和展开，将总目标落实到单位和个人，明确每个人在实现总目标中应承担的任务和责任，规定实施目标的各项标准，推动目标的有效实施。
档案工作质量控制是按照系统工程模式，严密地进行档案工作计划、组织、控制、管理和检测，形成一个有明确任务和职责、有相互促进作用的工作质量管理体系。它是企业档案工作总体目标实现的手段和根本保证，其核心是发挥人的能动作用。
2.3 企业专职档案人员
企业档案人员的素质直接涉及到企业档案工作质量，目前我国企业在改革过程中机构要调整，人员要精简，使企业专职档案人员数量减少，而工作职能却在增加。本文提出的企业档案管理模式中，由企业一些高层管理人员担任企业各项专门档案的直接责任者，实质上是把档案人员的职责和职能部分地分流出去，同时有利于企业档案信息的开发和利用。而企业为数不多的专职档案人员应该是精兵强将，他们将承担企业档案的各项管理业务工作，包括档案立卷、保管、利用、统计和编研工作，以及协助相关部门开发档案信息资源。企业档案专职人员的职责可参照《国营企业档案管理暂行规定》。除了档案工作的专业知识和技能以外，企业档案工作的特殊性对专职档案人员提出了更高的要求，应具备本企业行业领域的专业基础知识，掌握现代信息处理技术，同时要有探索与创造精神。
3 企业档案信息的开发与利用
企业信息源的开发与利用就是把来自企业内部和外部的各类信息重新组合，形成目的性更强、价值更高的增值信息。有人提出企业信息工作一体化管理，正是基于此目的。企业中的信息部门除了档案工作以外，还有图书资料工作、情报工作、广告以及与信息有关的隶属于各职能部门的业务工作(例如市场调查、促销活动、产品展销会等)。所以，企业信息系统是这些相联系的各部门的有机组合。企业档案的开发利用，包括调阅和借阅档案，编制档案检索工具以及汇编档案参考资料等。档案编研工作是其中的重点，它类似于情报研究工作，是档案工作者依据企业档案，结合生产经营需要，选择一定专题，经过研究考证，编写、汇编档案参考资料。其种类有：
1)编写企业年鉴。企业年鉴有两种形式，一类是集合型的，突出企业各项重点工作和影响较大的活动；一类是专业型的，突出企业各项工作的活动和业绩。编写年鉴的作用在于积累档案信息，促进档案利用，为编写地方和企业史志奠定基础，创造条件。
2)产品汇集。产品是企业的家底，是企业存在和发展的命脉。企业产品的更新换代，其图纸资料和产品文件大部分归到企业档案部门存档。档案工作者可将企业的老产品与新产品进行对照汇编，从数据中分析新老产品形成的历史规律，预测新产品的开发趋向。
3)图片资料汇集。图片资料是企业档案的一个重要门类，具有直观、生动的特点，能客观地展示企业面貌、生产经营状况、产品工艺、工装设备的构造、性能和用途。企业在生产经营中，每年都要形成一定数量的图片资料，档案部门要认真收集、归档，汇集成册，为企业提供利用。
4)新闻报道选编。在激烈的市场竞争中，企业为了增加其产品的知名度，扩大销路，经常通过各种新闻媒介刊登广告，发表文章，介绍企业历史，以及生产经营情况、产品的性能和用途等。企业档案部门可对这些信息进行跟踪收集、积累，选编为参考资料，加以保存和利用。
5)企业竞争力分析报告。档案信息的独特性使企业档案成为企业增强竞争力的宝贵资源。根据企业档案信息分析企业自身的资源状况、生产销售能力、产品及设备技术等，定期写出分析报告，可为企业领导决策提供依据。
4 结束语
社会主义市场经济改变了企业在计划经济时期所形成的模式，优胜劣汰的竞争机制迫使企业增大信息交流，企业档案也形成了许多新的特点，如数量剧增，形式多样；档案的情报价值越来越大；对档案信息的需求量与日剧增。因此，在新的形势下，企业档案工作同样面临着挑战和机遇。首先，企业对信息资源的重视程度较改革以前有极大的提高，对信息工作的投入不断加强，并对企业信息工作的产出寄予厚望，这就使得企业档案工作的重点要从过去档案实体管理和整理转移到档案信息的整理和开发上来。其次，国有企业建立现代企业管理制度，形成很大一部分新兴的档案，对部分档案的管理和利用给传统的档案人员提出了新的课题，要求他们不断更新知识，提高业务素质。另外，随着现代信息技术的不断发展，办公自动化和无纸贸易在现代化大企业中越来越普及，形成一大批机读档案，也给档案工作带来了新的挑战。总之，企业档案工作要在新的形势下不断探索新的管理模式和管理方法，才能更好地为企业服务，为社会服务。
参考文献
1 马费成.现代企业信息开发利用策略.武汉：武汉大学出版社，1987.
2 符福山亘.信息管理学.北京：国防工业出版社，1995.
3 徐兰溪，等.企业档案管理学概论.北京：北京出版社，1991.
4 王恩汉.企业档案管理的重要理论课题.上海档案，1996，(5)
