提到“会计”这个词，记者最初的印象是老式的办公桌、古老的算盘、戴黑框眼镜仔细数着分分毛毛的老头儿。然而，这毕竟是多年前的记忆了，如今人们提到会计，往往把它和AIS（Accounting Information System）及MIS联系起来。近年，随着ERP的骤然升温，人们又把眼光投向对什么样的财务软件才能真正适合中国商业企业的探讨上来。燕莎友谊商城财务管理信息系统的建立，使人们切切实实感受到了应用财务软件的效果。
系统需求
燕莎友谊商城作为北京市首家和全国较早投入运营的大型中外合资零售商业企业，由于经营规模大、品种多、情况复杂，财务管理有很大难度。以1994年为例，整个商城经营着30多万种商品，年销售额超过10亿元。现代化商业企业管理信息系统，主要集中在企业内部的物流和资金流，其中资金流（会计信息系统）是最重要的一个组成部分，物流的最终结算也表现在资金结算方面。因此，如何利用先进的财务管理模式和管理手段使资金运动和物流运动达到高效，是燕莎友谊商城所考虑的关键问题。
燕莎友谊商城信息中心副主任马爱杰向记者介绍说，1992～1994年，燕莎友谊商城在计算机应用方面已经做了一些工作，初步建成POS系统和MIS系统，实现了商品的进、销、存业务管理。但企业的财务运作只停留在依靠手工进行简单的核算型阶段，无法给企业的经营决策者提供及时、准确的财务分析数据。同时也无法对企业的费用进行准确合理的预算和严格的控制，对企业的经营管理和提高效益十分不利。
当时燕莎的财务主要采用手工记账的方式，操作流程大致如图1所示。
图1 燕莎手工记账流程图
1994年，燕莎组织专业人员对国内的财务管理系统进行选型。选型中既考虑系统将来的发展，同时兼顾现有系统的具体情况。针对此，燕莎IT部门对财务系统提出了具体的要求：
1．软件：燕莎的业务系统采用的是Unix操作系统和Oracle数据库，财务管理系统也要符合这一要求。
2．硬件：燕莎原有业务系统以HP的小型机作为服务器，未来财务系统要能与现有系统连接。
3．财务系统要具有较强的管理功能，能够帮助企业做定性分析，对企业资金的运作加以控制和指导，做到核算、预算、控制、分析的一体化，确实做到对市场的快速反应。
4．为将来的发展提供很好的扩展性，帮助企业从简单到复杂，逐步迈向现代企业管理。
选型与实施
当时的国内财务软件中，适合大型商业企业应用的并不多，大部分都是基于DOS平台和小型数据库的系统。而国外的财务软件由于价格昂贵、实施周期长，并且存在语言、文化、管理思想和习惯上的差异，不太适合燕莎的要求。经过反复比较和论证，基于以下原因，最终燕莎选择了由北京奇正软件系统公司开发的奇正财务管理系统。
* 采用企业建模方式。允许企业逐步完成财务管理系统的实施，最大程度上保证了企业资源的节约。
* 具有很强的管理功能。能进行有效的部门核算和账目合并，可提供集中管理及分级核算管理，以适应不同的管理需求，进行预算控制，提供多方面的财务分析等。
* 先进的技术。采用Oracle数据库和Unix操作系统，数据流合理、效率高、功能丰富，且具有很高的安全性，完全做到了不丢失财务数据。
* 系统具有很好的集成性、可扩展性和可连接性。能与燕莎的前台业务系统做到无缝连接，可与燕莎其他管理系统集成，最终建成全企业范围的信息管理系统。
1994年，国内商业企业中实施财务管理系统的并不多，几乎没有模式可寻。在选型过程中遇到了以下难题：
* 业务系统的核算程度不够细，无法和细致的财务管理系统需求完成对接。于是商城领导亲自挂帅，组织计算机部门、财务部门和相关业务部门的人员与奇正公司的开发人员共同研究，确定了一套新的业务管理模式。奇正公司用了3个月，按照新的业务管理模式对接口进行开发，开发出的接口软件和财务系统被用于燕莎8个商品部试运行。
* 奇正原有客户基本上都是工业企业，在核算方式、经营方式以及结算方式上与商业企业都存在着一定的差距，双方人员为此又进行了多次的交流。具体科目的设置及核算体系和结算方式由燕莎提供需求，奇正在原有软件的基础上进行改进。经过3个多月时间的试运行，该系统已满足了燕莎的需要，做到了人机并行运行。
8个部门试运行成功后，燕莎IT部门立刻展开了在商城其他17个部门的安装运行工作。目前，燕莎的25个商品部和其他职能部门都已成功地实施了财务管理系统。清晰明了的三级管理二级核算的管理模式将财务系统与前台POS系统、后台进、销、存系统集成为一个整体，真正做到了核算、预算、控制、分析的一体化，完成了全企业范围信息管理系统的建设。
现行系统概述
据马主任介绍，燕莎自采用财务软件后，月末结账时间大大缩短了，而且还可按照领导要求提供各种数据对比和分析以及几十种报表的灵活打印。部门核算模块提高了管理细度。另外，奇正财务管理系统提供的预算控制功能，对资金使用情况作出严格的预算控制，对于超出计划的资金使用做到了即时发现，即时解决，有效地控制了费用的超支现象。通过对往来账款的分析，随时作出资金需求预测，有效进行资金控制。这也是国内第一家成功完成进销存与财务系统的对接的企业。
目前，该系统可按商业企业的要求，完成进价核算、售价核算。并且适用于经销、代销、联营等多种经营方式。现行系统的运行结构图如图2所示。
图2 燕莎财务管理系统运行结构图
实施体会
大型企业在实施企业MIS系统时，一定要做好充分的人力、物力准备，领导要给予充分的重视，在企业管理模式的制定上要有一定的前瞻性和谨慎性。计算机管理只是手段，企业在上MIS系统或AIS系统时，一定要与实施商紧密配合，制定相应的规章制度，甚至在必要时，要重新定岗、定员、定工作流程，只有这样计算机管理才能起到事半功倍的效果。现行财务管理系统模块图如图3所示。
图3 燕莎财务软件功能模块及关系图
我国从70年代末、80年代初开展电算化工作至今，全国已有近30％的大中型企事业单位不同程度地使用了财务软件，基本完成代替手工进行常规财务核算的进程。但大部分企业还停留在简单的核算型应用基础上。但就全国而言，财务管理系统和业务系统很好地连接在一起的企业并不多，数据的共享率还很低，对企业全面管理的帮助不够大。其原因在于：
1．企业的管理基础有待加强；
2．企业运行的外部环境不够规范，市场化程度不够规范；
3．中国文化和管理制度上与国际上的差异；
4．对于软件应用的重视程度和实施控制能力有待进一步提高。