营造协作的分销管理系统
干湘君
企业的销售方式可以分为直销和分销两种模式。与直销方式相比，分销更有利于形成企业的大规模的销售渠道。分销管理系统是一种面向异地分布式的企业销售网络。分销系统的管理思想主要是以分销资源计划为理论核心，针对客户的需求，通过对运输和仓储资源的可行性分析，制定合理的运输和库存计划。
威达集团是国内一家颇具规模的电脑硬件分销商，其主营业务是销售包括IBM、HP、联想等八家公司的品牌电脑。威达集团总公司下属10家分公司，在传统作业方式下，由总公司将订单分派至各个分公司，再由分公司将电脑出售给各自旗下的遍及全国的300多家经销商。随着公司规模的日益壮大和业务的不断拓展，集团总公司、分公司与经销商之间的业务往来日益加强，传统形式的分销模式已经不能适应业务发展的要求。
另外，1998年底IBM公司开始强制推行E-order系统，要求IBM的所有下游分销商的订单全部通过Internet来进行。作为IBM的分销商，威达集团需要建立一个完善的分销管理系统来增强分公司与经销商之间、分公司与分公司之间的协作关系。
■系统需求和出发点
威达集团是一个典型的分销企业,
威达集团急需的是将分销业务移植到 Internet上，解决物流问题，实现分销业务的协作和顺畅。系统具体需求如下：
①业务人员希望将当前多种业务交流方式(电话、Email、传真、面谈等)统一到网络方式,
这样带来两点好处:
一是业务操作统一规范；二是电子化的信息便于查询、统计和分析。
②提高业务流的运行效率。作为分销企业,
业务和资金的流转速度是生命。威达集团希望通过这种新型的作业模式，有效地提高业务操作速度，从而提高资金利用率。
③将内部MIS和外部业务结合起来。威达集团有内部的MIS系统(由于它不是生产型企业，所以其MIS系统含有ERP的部分功能),
但分销企业的主要业务是对外销售，所以从“由内向外”建设信息化的角度出发,
在完成了内部信息化后,
扩展到分销渠道上，将内部和外部活动有效地结合起来，是顺理成章的事。
④破除手工操作中的某些不透明环节，使威达与所有分销商之间的交易都达到公平、公正和高效。
针对威达集团的应用要求，上海艾科软件公司经过对其业务流程的分析和测试，利用At
commerce server 2000应用服务器和 At Commerce Enterprise 2000
企业间电子商务软件，开展了相应的定制工作，以符合威达的需求。由艾科软件公司4人组成的开发小组(其中一人为专业美工)，花了一个月时间，实现了威达集团完整的B
to B的电子商务模型，为威达集团量身定制了一个实现分销业务与管理的分销管理系统。
■系统设计：四种角色、多种功能
从业务操作的角度看,
当前威达的销售业务中涉及以下四种人:
总公司产品助理、分公司业务员、经销商和业务员。威达集团的经销层次分三层:
总公司(设在上海)、分公司(设在全国12个中心城市)和遍及全国的300多家经销商。因此,
从保留和延续当前业务流程的角度出发,
威达的分销管理系统中设有4种角色:
分公司管理员
各分公司管理员负责从总公司产品助理那里查看分配给自己的订单,
随后完成向经销商的销售活动, 并进行退货管理。
总公司产品助理
总公司产品助理从经销商处获得其所下的订单，根据具体情况分配给最合适的分公司,
并进行产品库存、价格体系和信用管理等操作。
经销商 经销商是本分销管理系统的最终用户(End User),
他们在需要进货时浏览本系统的网页，选择和查找所需的计算机设备，然后向总公司下单。
系统管理员 系统管理员是本分销管理系统的管理员,
完成分销业务之外的其它管理,
诸如分公司信息管理、系统参数的设置、经销商信息管理、商品管理、产品助理管理、BBS管理和经销商反馈意见管理等。
威达分销管理系统有以下功能模块：销售管理、订单管理、退/换货处理、库存管理、配送管理、仓储管理和财税管理等。而针对4种不同的角色，各有不同的权限和可使用的功能。
商品管理
指总公司管理员对商品基本信息的增、删、改，设置促销商品。
销售管理
销售管理完成总公司与各分公司的日常销售业务，总公司可随时了解各个分公司的销售情况，并可以对销售情况进行汇总分析，为领导决策提供依据。
订单管理
针对分公司管理员，是指分公司对产品助理指定给其的订单进行查询和修改。针对总公司产品助理，是指新订单提示、订单查询及修改、退/换货信息录入及修改和历史统计。
退/换货处理 包括退/换货申请单查询条件输入结果列表显示页面和退/换货详细信息页面。
库存管理 库存管理完成总公司(或各配送中心)的商品的出入库、调拨、库存盘点的功能；完成各代理商和分销商以及专营店的商品的出入库、调拨、库存盘点以及配送的功能。
At Commerce Enterprise 2000是一套完整的企业解决方案，它具有商务流程生成器、完整的电子商务前台和后台支持。威达分销管理系统平台对企业的采购、销售、库存业务进行管理。进销存管理是该企业业务的核心。用户通过录入各种业务单据，系统可自动登记相应的业务账簿，并生成业务对应的记账凭证，可与财务软件自动对接，避免用户重复录入，减轻了威达工作人员的工作量。整个系统动态地反映出进销存整个业务处理过程，包括采购、销售、库存、财税的结算及核销等，它是集进销存、资金管理、往来管理一体化的商务应用管理系统。
系统提供的后台配送系统、仓储系统和财税系统，保证了整个商务流程的顺利完成。它同时支持了威达集团内部与外部的各个环节，使企业便捷地从传统方式的商务模式转到电子商务领域。
■系统软硬件配置
硬件:
Compaq Proliant 5000服务器，内存1G，硬盘为raid 5，共20G，
双CPU，为Pentium III 500
软件:
操作系统: Windows NT 中文版 Server 4.0 Enterprise Edition
数据库: Microsoft SQL Server 7.0
Web Server: Internet Information Server 4.0
电子商务应用软件:
At Commerce Server 2000 for Windows NT
At Commerce Enterprise 2000 for Windows NT
■应用效果
威达集团分销管理系统通过互联网将威达与下属各经销商有机地联系在一起，新的模式借助互联网的延伸性及便利性，使商务过程不再受时间、地点和人员的限制。该系统将商品从进货到库存、再到销售的整个物资流和资金流的状况进行统一的管理，及时掌握经营中的情况，同时降低了管理成本，提高工作效率和增加收益，从根本上解决了企业在商品运作过程中，与上下游的供应商、代理商、分销商之间的沟通方式、产品销售方式及服务方式。
目前，系统已经投入试运行一个半月, 有20家经销商在网上下过订单，有很多经销商访问过网站。威达集团正准备对总公司、分公司及经销商的相关人员进行培训,
以进一步提高其效能。