上海造币厂在实施OA之前已陆续购买了一些微机，约有110台左右，但其中只有少量微机联入NT网或NOVELL网，运行的应用软件较少，大量微机的使用价值并未发挥出来。上海造币厂的领导经过慎重和周密的考虑，决定在全厂范围内全面规划设计上海造币厂自动化办公管理系统，应用长天OA办公系统，以进一步提高和完善管理水平。
确定系统目标
OA系统的实施过程是一个长远的工作，其实施效果也会随着系统覆盖的信息范围的不断扩展而逐渐显现出其强大的信息管理和服务的优势。基于对上海造币厂现有办公自动化程度以及信息化建设与管理情况的总结和分析，其办公自动化建设的总体目标是：建立面向全厂的计算机信息网络系统，通过分布式数据管理技术和互联网信息服务技术，实现全厂范围内的办公自动化和信息服务，为全厂各级领导提供决策的科学依据，使上海造币厂达到高度信息共享、高效信息传递、强化信息管理的目的。
构架三个平台
一个信息系统的建设，应该是从应用平台、信息平台、系统平台三个方面去构造，其中，信息平台起到承上启下的作用。因此，针对上海造币厂信息系统的建设，我们将从信息规划与分类入手，进行系统总体结构的设计，从而明确办公自动化系统建设在整个信息系统中的位置和作用。
通过对上海造币厂办公方式和信息管理的现状及需求的分析，我们提出如下的系统集成构架见下图。
信息平台“解剖”信息
信息规划和信息库建设是计算机信息管理系统的核心和基础，其中信息分类与组织又是关键性的环节。
针对上币厂众多的信息类型，我们按照规范对上币厂的信息进行划分，形成如下分类：生产计划信息（包含生产计划部门的所有日常数据）、通用业务信息（包含职能性部门的业务数据）、行政办公信息（包含所有部门的办公数据）、 辅助决策信息（是业务信息与办公信息深加工所形成的信息）、外部信息（用于信息服务的外界有用信息）。
应用平台“划分”应用
信息分类是合理划分信息系统应用平台的基础。根据对上币厂信息的分类，进行了应用平台的规划。具体的，生产计划信息和通用业务信息属于典型的管理信息系统（MIS）的管辖范围，应由专门的业务系统和通用系统实现对这类信息的采集、存储、加工、输出等处理。目前采用的MRPII系统应可满足需要； 行政办公信息所为之服务的系统就是办公自动化系统（OA）。在这个系统中，应体现以事务管理为核心、以公文处理为基础、以个性化办公为特色的设计思想； 辅助决策信息是面向领导的一类信息，由此引发出领导综合查询系统。这个系统注重的是简单、明确、直观的用户界面，它需要数据采集系统为其提供数据支持，其数据的准确性、及时性和可用性是由数据采集来保证的；外部信息以及内部信息全部纳入信息服务中心系统。这个系统注重的是灵活方便的检索机制、丰富多彩的信息内容以及变化多样的输出方式。
系统平台“涵盖”十个系统
应用平台需要信息平台的支持，而信息平台的建立则需要系统数据采集解决信息来源问题。系统数据采集应具备三种采集方法：第一，取自业务系统和办公自动化系统；第二，来自外界系统的接收和转换；第三，自我采集和录入。我们将把数据采集针对每一个系统的特点分别融入到子系统中。
目前上海造币厂办公自动化系统包括个人办公系统（平台）、领导查询系统、公文管理系统、档案信息系统、人事信息系统、公共信息系统、事务审批系统、会议管理系统、信息服务系统、考勤管理系统十个子系统。
其中在个人办公系统（平台）建立统一的系统应用界面，使用户在一个一致的界面下操作使用所有应用服务系统。同时提供电子邮件、待办事宜、日程安排、文字处理、电子通讯录等功能。领导查询系统由二部分组成，一部分由多个子系统为领导提供各种综合查询信息，另一部分主要为厂领导提供生产、财务等综合报表和图表分析指标，使厂领导及时掌握全厂生产管理的运作情况，辅助领导进行科学的管理和决策。
公文管理是办公自动化中典型的流程模块，它突出地体现了信息的流动、人员之间的协同工作。其设计目标是成为一个全流程的系统，即收发文处理的全部过程均可以在电脑上实现，改变旧的处理模式，从而提高工作效率、促进信息共享、逐步达到办公无纸化的目的，同时在功能实现上必须符合公文自身的特点，比如严格控制读写权限，在操作上尽量简化，比如增加用签字笔录入意见等等。由于造币厂目前在档案管理上使用一套DBF数据库，因此，归档的公文要按照档案的格式将数据转入到其中，避免重复输入。
此外，造币厂现有一套总公司要求使用的专门的档案管理系统，属于DBF数据库。办公系统中的档案信息模块的数据就来自这个DBF数据库，这样原来单机运行的信息就可以转到网上实现数据共享，在档案管理员授权的情况下用户就可以查阅所需的档案信息，而档案管理本身的功能则在原数据库中实现。
上海造币厂的人事信息是国有企业中较常见的模式，劳资处、组织处、档案处各有侧重点不同的人事信息，均使用DBF数据库进行管理，因此厂中现有的人事信息的分散，数据库为单机使用，不便用户查询。实施OA系统，就是在人事信息模块保留现有DBF数据库继续使用的基础上，将它们的内容转入到网上，把来自多个源的数据统一在一起，从而实现信息集中共享。当用户要查看人事信息时，在获得管理员的授权后就可以方便地进行查询。
其他信息系统如公共信息系统、事务审批系统、会议管理系统等都从不同角度促进了共享度较高的信息在全厂的共享，使数据查询更加便利。考勤管理系统实现了全厂职工的考勤自动化管理。大大提高了劳资管理水平。
“处理”两大应用
业务系统与OA系统是密不可分的的两大计算机应用，由于其处理对象以及处理方式的不同，因此，从处理内容上看，OA系统主要侧重信息的传递和共享，业务系统侧重在线事务处理（OLTP）；OA系统处理的对象多且复杂，而业务系统处理的对象较为单一，对象内部的关系较明确，直接。从此可以看出OA系统是业务系统的延伸、业务系统的桥梁以及业务系统信息表达的途径。
OA系统所要做的工作主要有两个；一个是采集，另一个是传递，与业务系统有关系的主要是数据的信息及采集过程方式，根据目前对上币厂的现行系统调查结果看，原始信息的格式大致为DBF格式数据（FOXPRO数据库），针对目前原始数据的状态及安全上的考虑，业务信息采集选定手工采集、半自动采集和自动采集三种方式相结合，用NOTES专用数据转换工具，定时自动、采集数据，将数据转入OA系统中。根据信息要求，确定数据采集方式及数据结构，传递工作由系统自动完成，无须手工操作。
取得应用优势
本系统可以适用于制造行业的办公事务处理，其根本目的是实现信息资源的共享，加强信息管理手段，提高办公事务的处理效率，实现办公中的“交流、协调、控制”。
该系统建立在当前最出色的群件系统Lotus Notes/Domino基础之上。Lotus Notes/Domino 作为文档数据库管理系统软件，能够高效地处理非结构化信息；作为群件平台能支持工作组成员跨越时空共享信息，并且它提供了较好的安全保障机制；另外它还提供了先进的邮件处理和通讯机制等。从模块功能、应用技术上、实施效果等方面来说，上海造币厂办公自动化系统均处于领先地位。
它有以下几个优点：
(1) 为办公人员提供了一个集成处理与发布信息的工作平台，创造出一个集成化、多功能的桌面办公环境，解决以往信息收集、处理过程等相分割的问题，提高了办公事务处理的规范性，减少了不必要的交接环节，提高了工作质量、办公事务管理水平。
(2) 变“工作流”为“信息数据流”，支持信息自动传递，解决了人手工处理事务引起的较多问题；同时通过网络实现资源共享，信息互通，工作效率和可靠性有明显提高。
(3) 提供了办公事务处理的预定义流程功能，保证了全厂各部门每一项事务处理的规范性，严格按照事务的处理流程来办理，解决了以前工作中有随意性出现的问题；同时系统提供了监督和约束功能，对事务处理中出现的延误、脱节等问题进行督促、控制。
(4) 由于定义了流程，使得办公事务能合理化、自动化地按流程往下进行，但各部门间必须互相沟通、及时处理流经本部门的事务，这就保证了上下级和部门间的有力合作，推动各部门之间进行有效的协作，形成默契、高效的工作模式。
(5) 系统具有较高的可扩展性和开放性。本系统软件中设置了较多的系统参数，增强了系统的扩充能力，可以保证随着印钞造币行业的日益发展，满足造币业务及办公方式的发展变化的需求。