电子与信息化1998年第9期
北京工美艺术世界进销存管理系统的设计（上）
随着市场经济日益成熟，商品流通环境已由生产者导向向消费者导向演变。为了适应商场多样化的市场动向，需要综合商流、物流及信息流，因此目前一些大中型商场正在逐步建立以前台POS系统、后台PC工作站为特征的商场管理信息系统（MIS）。
为了提供更好的商务服务、增强企业的竞争实力，北京工美艺术世界电脑部与银河公司合作采用PowerBuiler作为前端开发工具、Sybase作为其后台数据库，开发了工美大楼商业MIS系统。北京工美艺术世界位于王府井大街南口，是由原北京工艺美术服务部改建而成的，工美服务部为工美艺术世界的主体，以其在全国工艺品专营店中历史最久、规模最大、品种最多、位置最好、效益最佳蜚声海内外，改建后的工美服务部大楼建筑面积达32，000平方米，地上10层，地下4层，其中1～6层及地下1～2层用于商业。大楼MIS系统是由总部、大楼商品部、仓库和两个距离较远的门市部组成，其中公司总部下设经理、经营科（包括合同室、物价室和统计室）、人事科、财务科等多个职能部门，大楼设地上1～3层作为其三个商品部，由于管理对象的地理位置有集中（大楼主体）、有分散（仓库和门市部），因此需要根据具体情况设置服务器和工作站，其网络拓扑见图1。
在消费流通领域中，商业MIS系统是集采购、研究、开发、生产、销售及物流为一体的系统。由于消费者需求结构的变更，商品种类从少品种大量改为多品种少量，多品种化造成了流通结构、物流费用及购销渠道等诸方面的改变。目前商家最关心的是可根据POS资料分析商品，做到及时淘汰滞销商品，提高订购畅销商品的频率，以有效地减少缺货率。这里将重点讨论商场的进销存管理系统的设计和功能，这也是该商场MIS系统的核心部分。
商场进销存业务
要实现对商品进销存的科学化管理和决策，经营管理者必须随时掌握商品进销存情况，这就要求商场的经济核算系统不仅能提供数量指标，而且要按实际成本计算商场经营的成果，即应该采用"数量进价金额核算制度"。要采用数量进价金额核算制度，商场必须建立一套合理的、能反映商品进销存情况的商品帐簿和周密的商品购销凭证传递程序。计算机技术的发展为处理这种数据量大、工作量十分繁重的帐务工作创造了条件。可以设计相应的POS－MIS系统对商场的商品进行逐品种的核算，因为利用计算机不仅可以正确及时地收集和反映商品购进的数量、单价、金额等数据资料，还可通过各柜组的POS机自动规范地收集、记录和传送每项商品销售活动的有关数据资料，通过计算机网络可将这些数据实时地反映给管理人员，从而达到系统的设计目标。实际的商业活动总是以商品的进销存流程贯穿始终。
＊"进"即购进，是指商业系统从外部购入商品，从而增加柜存或库存。由于进是商业活动的起点，所以不仅要管理商品资料（包括已有商品和未购进商品的相关资料）和供货商资料，还要对商品的拟购过程、进货审批过程、合同签订和执行过程以及商品定价过程进行安排和管理。
＊"销"即销售，主要包括前台的POS销售记录和后台的销售数据统计和核算，由于目前的商业活动比较灵活，所以还需要考虑商品转残和优惠活动对商品价格以及核算金额的影响。
＊"存"即库存，主要是库房管理，若商场的仓库和销售场所距离较远，还需要区别其大库（库房）和小库（销售点的临时库房）的管理。一般地，为了便于销售活动，还应专门设计柜存的管理系统。
商场进销存三项业务互为根据，互为条件也互为制约，共同完成了商品和信息的流转，如图2所示。
购进管理
商品的购进是由商品拟购管理、供货商管理、进货审批管理、商品管理、合同管理和定价管理几部分组成。
商品拟购管理
首先要由小组或采购部门负责提出进货申请，即发现需要购进的商品，并了解该商品的相关资料，并确定购货渠道。由于拟购商品分为新增商品和非新增商品，因此需要分别管理。
对于新增商品需要填写商品录入清单，由于录入员将该商品基本信息加入到拟购商品表中，并能够完成新增商品录入单的打印，返回小组核对。拟购商品表包括以下基本项目：商品基本信息、拟购数量、进价、供货商名称。其中商品基本信息由商品录入清单的内容补充，基本项目包括商品名称、品名、厂家商品编码、规格、包装等。由于所拟购的商品还未得到审批购进，因此还没有必要在基本商品表中加入该商品基本信息。
对于非新增商品，由于在基本商品表中已存在该商品的信息，因此只需由小组填写非新增商品补充定货申请，并把申请内容加入到拟购商品表中。需要注意的是由于此种商品已有购进，则商场对相应供货商资料也应了解，例如供货商信誉等因素，从而通过对供货渠道可靠程度的确认为进货审批提供建议，并提高业务的灵活性。因此对于非新增商品的拟购表还可以包括供货商编码。
进货审批管理
拟购商品信息加入到拟购商品表中后，还需要生成审批单交给业务主管审批。审批单的内容对于新增和非新增商品有一定差异。新增商品审批单包括拟购数量、批准数量、进价、拟购金额和批准金额；非新增商品审批单包括商品编码、拟购数量、供货商名称、进价、批准数量、拟购金额、批准金额、原售价、拟售价。不同类型的审批单可以通过置标志位的方式进行区别。
业务主管负责拟购商品的审批，可以查询以往同类商品价格信息，参照外商场该商品价格信息，并检查供货商信用程度；若为非新增商品的补充定货，则还需参考以往本商品价格信息和本商场该商品销售情况、库存周转期等信息对申请单中的进价和数量进行审核修正，做进货分析，并作审批决定。
供货商管理
在购进过程中所涉及的供货商管理实际上是供货商信息管理，这包括供货商信息的录入和维护，供货商信息根据不同商场的侧重点其基本项目也有所不同，可以包括以下内容：供货商编码、厂址、开户行、帐号、法人代表、邮编、电话、商家类型（供货商、制造商、供货商＆制造商）、地区类型、联系人姓名、联系人电话，还可以对供货商信息进行灵活的查询。例如制造商直接供货的比率，可以有以下三种理解模式：
1)既是制造商又是供货商数量与供货商总数量的比率；
2)制造商直接进货次数与总进货次数的比率；
3)某单品制造商直接进货数量与总进货数量的比率。
供货商管理还包括供货商结算，这将在销售管理讨论。
定价管理
若为新增商品，则审批后将审批表转入物价部门进行新增商品定价，物价员根据进价和毛利率等信息参考其他价格信息，为该商品制定零售价、保本价、保利价、优惠价、批发限价和最高折扣率等各种价格信息，填充该商品价格信息表。若在审批时对非新增商品的售价有了调整，也需要由物价员进行进一步审核，将商品价格信息中的有关内容进行调整，即作调价处理。调价时需计算商品调价损溢，包括商品应用码、原售价、现售价、小库数量、大库数量、柜存数量、损溢金额、日期和物价员，生成商品调价损溢表交财务。
商品管理
考虑到商品的基本信息实际上同商品的价格信息是不可分割的，因此可以将商品基本信息表与价格信息表合二为一，在分析了其使用灵活性和数据的冗余度后证明，若将其分开存储，其联接复杂度、出错率将升高，而且还会大大降低运算速度，可谓得不偿失。因此商品管理将在基本商品信息录入和定价管理之后完成。
商品基本信息从拟购商品表中转入，并自动生成一个唯一的商品编码，将新增商品的价格信息由物价部门转入，这样就构成了完整的新商品信息。商品价格的调整将实现商品信息的维护。
合同管理
合同管理包括合同文本管理与合同执行管理两部分。
当购进审批后，购进部门就可与供货商签订供货合同。合同人员首先制作合同文本，录入有关合同信息，并针对合同变更和合同取消等商业活动对合同进行维护。合同的查询尽量灵活和完备。
合同执行是当合同人员接到到货录入清单后，对合同执行情况进行跟踪维护，此工作可以通过设立三层表来完成，合同基本信息表、合同明细表（所购进商品）和针对每一商品的执行情况，其唯一标识分别为合同编码、商品序号和到货批序号。这样就可以完成合同执行情况的录入和维护，并作相应统计（签订合同统计、合同台帐、执行合同统计和履行情况对照）。